Débiter les modes de paiement enregistrés pour les montants dus dans Venue Manager

Lorsque les invités réservent en ligne et effectuent un paiement, leur carte est enregistrée en toute sécurité avec la réservation. Vous pouvez débiter cette carte enregistrée ultérieurement pour tout montant en attente ou tout supplément. Cela vous permet de :

• Régler les factures rapidement sans avoir à relancer les invités

• Protéger les revenus et réduire les montants impayés

• Réduire le temps consacré aux paiements physiques au POS

Cette fonctionnalité est disponible pour tous les clients utilisant ROLLER Payments. Vous devez disposer de la permission Can charge stored payment methods dans Venue Manager pour utiliser cette fonctionnalité. Cette permission est activée par défaut pour les rôles système administrateur et gestionnaire, ainsi que pour tout rôle personnalisé basé sur ces rôles.

Quand l'utiliser

• Régler les soldes après des fêtes ou des événements sans que les invités fassent la queue

• Débiter les suppléments convenus (p. ex. nourriture et boissons) ajoutés avant ou pendant l'événement

• Proposer des départs rapides (p. ex. « Souhaitez-vous que je débite la carte enregistrée ? »)

À quoi s'attendre

• Seules les cartes issues des réservations en ligne (caisse progressive, liens de paiement, factures) sont enregistrées.

• Les cartes du POS et des caisses classiques ne peuvent pas être enregistrées ni débitées pour des montants dus.

• La carte enregistrée est liée uniquement à la réservation et ne peut pas être utilisée pour d'autres réservations que l'invité aurait effectuées.

• Le montant débité sur un mode de paiement enregistré ne peut pas dépasser le solde dû.

• Certains types de cartes ne prennent pas en charge les débits sur mode de paiement enregistré (p. ex. Apple Pay, Google Pay, Maestro, Interac).

• Lors du débit des modes de paiement enregistrés, l'établissement est responsable des rétrofacturations. Vous pouvez réduire le risque en :

  • Incluant des conditions de paiement claires dans les conditions générales de votre établissement/produit.

  • Communiquant les débits aux invités.

  • Ajoutant des commentaires internes détaillés pour chaque débit sur carte enregistrée avant d'encaisser le montant dû.

Comment ça fonctionne

1. L'invité paie en ligne. La carte est enregistrée de façon sécurisée avec la réservation.

2. Le personnel peut ensuite débiter la carte enregistrée pour les suppléments ou les montants dus depuis Venue Manager.

3. Fonctionne pour les paiements de réservation initiaux effectués via une caisse progressive, des liens de paiement ou des factures (pas en POS).

Regardez la vidéo pour voir comment cela fonctionne à travers un scénario typique.

Débiter la carte enregistrée d'une réservation depuis Venue Manager

Débitez les montants en attente dans Venue Manager en utilisant une carte déjà utilisée pour payer des réservations en ligne.

1. Recherchez et sélectionnez la réservation dans Venue Manager.

2. Accédez à l'onglet Paiements.

3. Pour la ligne de paiement avec un montant dû, sélectionnez le menu des options (3 points), puis sélectionnez Débiter le mode de paiement enregistré.
   

4. Depuis la fenêtre contextuelle Sélectionner le montant à débiter :

   • Confirmez ou modifiez le Montant du paiement (doit être inférieur ou égal au solde dû).

   • Ajoutez un Commentaire interne dans la zone en expliquant pourquoi vous débitez (visible dans les rapports à des fins d'audit). Ce que vous ajoutez dans la zone Commentaire apparaîtra dans le rapport Transactions détaillées (voir ci-dessous).

   

5. Sélectionnez Encaisser le paiement.

6. Cochez la case pour confirmer que vous comprenez les implications de la rétrofacturation, puis sélectionnez Oui, débiter l'invité

7. Les débits réussis apparaissent dans le flux d'activité de la réservation avec les détails du personnel, le mode, le montant et la référence.
   Les débits échoués sont également consignés immédiatement dans le flux d'activité (par exemple, tous les types de paiement ne prennent pas en charge le débit des modes de paiement enregistrés, comme Apple Pay, Google Pay, Maestro, Interac). Contactez l'invité pour convenir d'un autre mode de paiement.
   

Envoyer un reçu à l'invité

Vos invités ne seront pas automatiquement informés du débit. Cependant, après un débit réussi, vous pouvez envoyer un e-mail de reçu de paiement à l'invité depuis le flux d'activité de la réservation.

Consultez le guide Envoyer des reçus aux invités depuis Venue Manager pour en savoir plus sur l'envoi de reçus.

Rapports sur les débits par modes de paiement enregistrés

Vous pouvez utiliser le rapport Transactions détaillées pour examiner et auditer tous les débits traités par les modes de paiement enregistrés.

1. Dans Venue Manager, accédez à Rapports > Tous les rapports.

2. Recherchez et sélectionnez le rapport Transactions détaillées.

Dans ce rapport :

• Le canal des débits effectués par les modes de paiement enregistrés s'affiche comme Venue Manager.
  

• Faites un clic droit sur le tableau du rapport, puis sélectionnez Notes dans le menu pour consulter les Commentaires que vous avez ajoutés lors des débits par modes de paiement enregistrés (voir les étapes ci-dessus pour savoir comment ajouter des notes).
  

• Les commentaires ajoutés par le personnel lors du débit d'un mode de paiement enregistré sont précédés de « Mode de paiement enregistré ». Ces notes ne sont visibles que par le personnel interne.
  

FAQs