Facilitez la célébration des grandes occasions pour vos invités grâce à la liste des invités du groupe. Idéale pour les fêtes d'enfants, les événements d'entreprise et les occasions spéciales, la liste des invités du groupe permet à vos invités d'organiser leur forfait de groupe en :
Envoi des invitations en ligne et suivi des RSVP.
S'assurer que les participants signent leurs décharges à l'avance.
Les invités peuvent facilement répondre aux RSVP et signer les décharges requises depuis l'invitation en ligne. Le personnel de l'établissement peut consulter les personnes ayant répondu aux RSVP et signé les décharges avant l'événement, depuis la réservation dans Venue Manager.
Fonctionnalité Pro et supérieure
Utilisez la liste des invités du groupe avec un forfait Pro et supérieur. Pour effectuer une mise à niveau, contactez votre responsable de la réussite client ou l'équipe d'assistance.
Comment ça marche ?
Regardez la vidéo pour voir comment la liste des invités du groupe fonctionne pour l'invité de réservation, l'invité et le personnel de l'établissement.
Vous devez avoir des comptes en ligne pour les caisses progressives activées afin d'utiliser la liste des invités du groupe. Découvrez comment activer les comptes en ligne.
Que peut faire l'invité de réservation ?
Se connecter à son compte en ligne
Après que l'invité de réservation a acheté un forfait de groupe, ROLLER le redirige vers son compte en ligne pour gérer le groupe et la liste des invités. L'invité de réservation doit se connecter pour accéder à sa liste des invités et la gérer.
Inviter et gérer les invités
L'invité de réservation peut inviter et gérer les invités depuis la section Qui vient ? section. Il peut consulter les RSVP et copier le lien d'invitation unique à partager avec les invités.
Ajouter un message pour les invités
Sous la section Qui vient ? section, les invités ayant effectué une réservation peuvent ajouter un message à tous les invités. Cela est utile pour communiquer des informations sur le parking, les horaires d'arrivée et de départ, ainsi que toute information complémentaire sur le groupe.
Prévisualiser l'invitation
Après avoir ajouté un message, l'invité ayant effectué la réservation peut Apercevoir l'invitation pour voir à quoi elle ressemble.
Envoyer des invitations aux invités
L'invité ayant effectué la réservation peut inviter les membres du groupe en utilisant le lien d'invitation unique. Le lien peut être partagé par e-mail, message, réseaux sociaux ou tout autre moyen de communication préféré.
Suivre les RSVP et les décharges signées
Chaque fois qu'un invité envoie un RSVP via le lien de l'invitation, l'invité ayant effectué la réservation reçoit une notification par e-mail contenant un lien pour gérer la liste des invités dans son compte en ligne.
Une fois connecté, l'invité ayant effectué la réservation peut voir tous les invités qui ont répondu au RSVP, si des décharges sont requises et qui les a signées. Cela permet de savoir en un coup d'œil qui doit encore être relancé.
Que peut faire le personnel de l'établissement ?
Consulter les RSVP des invités
Le personnel de l'établissement peut voir quand les invités envoient un RSVP pour la réservation dans Venue Manager.
Depuis Venue Manager, ouvrez la réservation, puis sélectionnez l'onglet Documents. Le personnel de l'établissement peut consulter la liste des invités qui ont envoyé un RSVP et signé des décharges. Le flux d'activité de la réservation affiche également les mises à jour des RSVP, ce qui facilite encore davantage le suivi de la réservation.
Le personnel de l'établissement peut également sélectionner Copier le lien d'invitation pour l'envoyer aux invités, si nécessaire.
Échanger rapidement les billets des invités
Le jour du groupe, l'échange des billets des invités est simple et rapide.
Les décharges signées liées à la réservation sont facilement accessibles depuis le menu déroulant dans le POS lors de l'attribution des décharges pendant l'échange de billets.
Personnaliser les communications de la liste des invités
Vous pouvez consulter et personnaliser les communications automatisées par e-mail de la liste des invités depuis Venue Manager.
Depuis Venue Manager, accédez à Paramètres > Design > Modèles d'e-mail.
Faites défiler vers le bas pour accéder aux e-mails des invités suivants.
Mise à jour de la liste des invités : E-mail envoyé à l'invité ayant effectué la réservation chaque fois qu'un invité répond au RSVP.
RSVP de la liste des invités confirmé : E-mail envoyé à un invité qui répond à une invitation.
Rappel RSVP de la liste des invités : E-mail envoyé à l'invité 24 h avant la réservation.Sélectionnez un modèle pour personnaliser la langue, le texte et l'image de marque.
Que peuvent faire les invités ?
Recevoir le lien d'invitation de l'invité ayant effectué la réservation par e-mail, message, réseaux sociaux, etc.
Consulter tous les détails de l'événement sur l'invitation, y compris le message personnalisé.
Informer l'invité ayant effectué la réservation de leur participation en remplissant l'invitation RSVP et en signant les décharges requises, y compris celles pour les mineurs présents. La fonctionnalité de liste des invités s'intègre aux décharges en ligne et notifie un invité du groupe si une décharge a déjà été complétée ou l'invite à en signer une nouvelle.
Recevoir une confirmation par e-mail lorsqu'ils répondent au RSVP.
Recevoir un rappel la veille de l'événement du groupe.
Les invités peuvent gérer bien plus que la liste des invités du groupe depuis leur compte en ligne. Ils ont également la possibilité de reprogrammer leur événement et d'ajouter ou de supprimer des billets et des inclusions. Pour en savoir plus, consultez le guide Manage party bookings with ease using online accounts.