Pour maintenir des registres financiers précis, il est important de contrôler les modifications des données de réservations passées, qui peuvent avoir été préalablement déclarées à des fins de comptabilisation des revenus et de reporting financier. Ce guide vous explique comment contrôler l'accès du personnel à la modification des réservations passées.
Contrôles des réservations passées dans ROLLER
ROLLER propose deux contrôles efficaces :
Paramètre de modification de réservation pour l'établissement
Définissez une limite à l'échelle de l'établissement pour la modification des réservations passées (par exemple, autoriser les modifications uniquement pour cette semaine, ce mois-ci, ou bloquer les modifications avant une certaine date).
Par exemple, si vous utilisez la comptabilité d'exercice avec des rapports financiers mensuels, vous pouvez définir une restriction pour empêcher le personnel de modifier les réservations effectuées avant le mois en cours.
Par défaut, tous les établissements sont configurés pour désactiver les modifications historiques.
Modifiez ce paramètre dans Paramètres > Compte > Paramètres de l'établissement > Déverrouiller pour apporter des modifications.
Permissions individuelles par rôle
Définissez quels rôles du personnel peuvent modifier les réservations passées, conformément à la limite définie pour l'établissement.
La permission Peut modifier les réservations passées est requise pour modifier les réservations passées. Par défaut, cette option est activée pour les rôles système administrateur et manager, mais désactivée pour les agents de réservation et les opérateurs POS.
Les paramètres de l'établissement ont priorité sur les permissions individuelles, y compris pour les administrateurs et les managers.
À savoir
Ces restrictions s'appliquent uniquement à la modification des réservations passées dans Venue Manager.
Le personnel disposant de la permission peut toujours supprimer ou annuler la taxe sur les réservations passées existantes.
Si le personnel doit ajouter des articles à une réservation, il peut soit créer une nouvelle réservation pour ces articles, soit annuler la réservation entière et en créer une nouvelle complète.
Modifier le paramètre de modifications de réservation
Depuis Venue Manager, accédez à Paramètres > Compte > Paramètres de l'établissement.
Sélectionnez Déverrouiller pour apporter des modifications.
Faites défiler jusqu'à Réservations & demandes et sélectionnez une option dans le menu déroulant Modifications de réservation. Consultez la section ci-dessous pour plus d'informations sur chaque option.
Sélectionnez Enregistrer.
Options de modification de réservation
Les options de paramétrage suivantes sont disponibles.
Désactiver les modifications historiques
Aucune modification des éléments passés dans une réservation. Le personnel ne pourra pas ajouter de nouveaux éléments à la réservation ni modifier des éléments liés à une réservation passée.
Recommandé lorsque des rapports financiers ou des exports sont générés quotidiennement.
Autoriser toutes les modifications
Modifier n'importe quelle réservation, sans restriction de date.
Recommandé si vous utilisez la comptabilité de caisse.
Autoriser les modifications cette semaine
Modifier les réservations/éléments datés dans la semaine en cours (du lundi au dimanche).
Par exemple, si une réservation est effectuée pour le samedi et que deux jours après la date de réservation, le lundi, un membre du personnel tente de modifier les éléments réservés, ce paramètre l'empêcherait de modifier la réservation.
Ce paramètre est recommandé si vous établissez vos rapports chaque semaine.
Autoriser les modifications ce mois-ci
Permet de modifier les réservations/éléments datés dans le mois en cours.
Par exemple, si une réservation est effectuée pour le 21, cette réservation peut être modifiée par un membre du personnel disposant des autorisations appropriées jusqu'au dernier jour du même mois.
Ce paramètre est recommandé si vous établissez vos rapports chaque mois.
Date personnalisée
Contrôlez précisément la restriction en sélectionnant une date spécifique, ce qui empêche la modification des réservations/éléments datés à cette date ou avant.
Ce paramètre est recommandé si vous souhaitez contrôler précisément le verrouillage des modifications en fonction d'une date spécifique.