Les entreprises facilitent la gestion des réservations de groupe pour des organisations telles que des écoles ou des entreprises, en regroupant toutes les informations au même endroit. Avec un profil d'entreprise, vous pouvez enregistrer des numéros d'identification fiscale, ajouter et gérer des réservations sous un seul dossier, associer plusieurs contacts et attribuer des rôles principaux ou de facturation. Cela permet de gagner du temps, de maintenir des dossiers précis, de gérer les réservations exonérées de taxes grâce aux numéros fiscaux associés et de s'assurer que les communications parviennent aux bonnes personnes.
La permission Peut gérer les entreprises est requise pour créer, modifier et supprimer des entreprises. Les rôles d'administrateur, de manager et d'agent de réservation disposent de cette autorisation par défaut.
Trouver une entreprise
Depuis Venue Manager, accédez à Invités > Entreprises.
Recherchez par Nom et E-mail.
Sélectionnez le menu d'options (3 points) pour afficher les détails de l'entreprise.
Créer une entreprise
Les entreprises doivent être créées avant de pouvoir être ajoutées à une réservation. Vous ne pouvez pas créer une entreprise depuis le parcours de réservation — vous pouvez uniquement en sélectionner une existante.
Depuis Venue Manager, accédez à Entreprises, puis sélectionnez Créer une entreprise.
Remplissez les informations suivantes. Les champs marqués d'un astérisque (*) sont obligatoires (vous ne pourrez pas ajouter le contact tant qu'ils ne sont pas remplis) :
Télécharger une image (facultatif) : Une fois téléchargée, vous pouvez faire glisser les repères de recadrage pour recadrer l'image comme souhaité, puis sélectionnez Enregistrer pour définir l'image
Coordonnées du contact principal :
Prénom*
Nom de famille*
E-mail*
Mobile
Détails de l'entreprise :
ABN
Numéro d'identification fiscale (important pour la gestion des exonérations fiscales)
Numéro de contact*
Fax
Site web
Adresse
Ville
État
Code postal
Pays
Sélectionnez Enregistrer.
Gérer les entreprises
Modifier le dossier de l'entreprise : Mettez à jour les informations à tout moment. Sélectionnez Enregistrer pour confirmer les modifications.
Afficher le flux d'activité : Un historique en temps réel de toutes les actions effectuées, pour suivre facilement les modifications et conserver un enregistrement des interactions avec l'entreprise.
Afficher les réservations et les contacts : Consultez rapidement toutes les réservations et les personnes associées à l'entreprise.
Ajouter des contacts : Créez ou associez plusieurs contacts sous un seul profil d'entreprise, afin que les communications soient toujours liées à la bonne personne.
Créer une réservation : Sélectionnez Nouvelle réservation pour créer une réservation préremplie avec les coordonnées de l'entreprise et du contact principal.
Ajouter un contact
Chaque entreprise peut avoir plusieurs contacts.
Sélectionnez Ajouter un contact en haut à droite de la page de l'entreprise.
Une fenêtre contextuelle vous invitera à ajouter :
E-mail
Téléphone
Nom complet (prénom et nom de famille)
Si la personne existe déjà dans le système en tant qu'invité, vous pouvez la sélectionner dans la liste déroulante pour préremplir ses informations enregistrées.
Une fois ajouté, sélectionnez le menu d'options (3 points) d'un contact pour :
Afficher ses coordonnées
Définir comme contact principal
Définir comme contact de facturation
Supprimer le contact (uniquement s'il n'est pas défini comme contact principal ou de facturation)
Une fois ajouté, vous pouvez sélectionner le menu d'options (3 points) d'un contact pour :
Afficher les coordonnées du contact
Définir comme contact principal
Définir comme contact de facturation
Supprimer le contact
Il ne peut y avoir qu'un seul contact principal et un seul contact de facturation. Il peut s'agir du même contact ou de deux contacts distincts. Lorsqu'un contact a l'un ou l'autre de ces statuts, il ne peut pas être supprimé
Créer une nouvelle réservation pour une entreprise
Depuis la page de l'entreprise, sélectionnez Nouvelle réservation, ce qui créera une nouvelle réservation préremplie avec les coordonnées de l'entreprise et du contact principal.
Consultez le guide Créer et gérer des réservations pour finaliser la réservation.
Supprimer une entreprise
Depuis Venue Manager, accédez à Invités > Entreprises.
Pour l'entreprise que vous souhaitez supprimer, sélectionnez le menu d'options (3 points)
Sélectionnez Supprimer l'entreprise.
Une fenêtre de confirmation s'affiche. Pour continuer, sélectionnez à nouveau Supprimer l'entreprise. Cette action est définitive et ne peut pas être annulée.
