Vous pouvez ajouter des invités sans réservation à une liste d'attente et, lorsqu'une place se libère, la convertir en réservation. Cela évite d'avoir recours à des listes manuelles en dehors de ROLLER pour gérer les listes d'attente, et permet de tirer parti de toute place disponible pour accueillir des invités et générer des revenus.
Un bouton de liste d'attente est disponible depuis la vue Capacité du POS, et une icône de badge indique combien d'invités sont en file d'attente. Cette liste se synchronise sur tous les appareils POS de l'établissement.
Ajouter un invité à la liste d'attente
Pour ajouter un invité à une liste d'attente de réservation, la procédure est similaire à la création d'une réservation au POS. Voici comment ça fonctionne :
Depuis le POS, sélectionnez Capacité dans le menu de gauche.
En haut, sélectionnez le nouveau bouton Liste d'attente (icône de sablier en haut à droite).
Sélectionnez Ajouter à la liste d'attente.
Recherchez et sélectionnez un invité existant dans la barre de recherche, ou renseignez son Prénom (obligatoire), son Nom (obligatoire), son E-mail et son Numéro de téléphone (obligatoire) dans le formulaire. Ajoutez des notes facultatives si nécessaire (ex. : heure de séance préférée, nombre d'invités dans le groupe, contact privilégié par téléphone ou par e-mail).
Sélectionnez Ajouter à la liste d'attente.
Une fois ajouté, l'invité est automatiquement placé en bas de la liste d'attente s'il y a déjà plusieurs entrées. Lorsqu'ils sont sur la liste d'attente, ils apparaissent sous forme de vignette dans la liste. Les entrées laissées ouvertes des jours précédents disparaissent pendant la nuit.
Si un invité est ajouté à la liste d'attente, ses coordonnées sont enregistrées en tant que fiche client, qu'il effectue ou non une réservation.
Contacter un invité sur liste d'attente
Contactez un invité par SMS (texto) lorsqu'une place se libère, pour l'informer qu'il est toujours sur la liste ou pour lui signaler que vous ne pouvez pas honorer sa réservation. La fonctionnalité Contacter l'invité depuis la liste d'attente de réservation par SMS permet à l'établissement de consigner l'envoi d'un message à un invité, afin d'éviter les doublons de communications ou de laisser l'invité sans information.
Pour contacter un invité via la liste d'attente :
Ouvrez la Liste d'attente (icône de sablier en haut à droite).
Sur la fiche liste d'attente de l'invité, sélectionnez Contacter l'invité.
Sélectionnez l'un des messages prédéfinis à envoyer : Liste d'attente disponible, Rappel ou Annulé. Consultez le tableau ci-dessous pour voir le contenu complet des messages. Si vous souhaitez personnaliser le message de ces modèles, consultez la section ci-dessous Modifier les modèles SMS de liste d'attente.
Sélectionnez Contacter l'invité. Cela envoie le SMS à l'invité au numéro fourni au moment où il a été ajouté à la liste d'attente.
Une fois contacté, une bannière s'affiche sur le panneau indiquant le message envoyé et un horodatage.
Une fois que vous quittez la fiche de liste d'attente de l'invité et revenez à la liste d'attente, la bannière s'affiche sur la tuile correspondante, ce qui vous permet de voir en un coup d'œil qui a été contacté et à quel moment. Vous pouvez contacter l'invité autant de fois que nécessaire via la liste d'attente.
Des frais SMS s'appliquent. Consultez le guide Frais d'utilisation des SMS sur votre facture ROLLER pour en savoir plus.
Modèle de liste d'attente | Contenu du message | Quand l'utiliser |
|---|---|---|
Liste d'attente prête | Bonjour [guest name], votre place à [venue name] est prête. Veuillez vous rendre à l'accueil pour commencer. | Lorsqu'une place se libère et que vous souhaitez que l'invité revienne pour effectuer une réservation. |
Rappel | Bonjour [guest name], nous vous rappelons que vous êtes sur la liste d'attente à [venue name]. Nous vous préviendrons dès qu'une place sera disponible. | Maintenez l'engagement de l'invité et évitez les questions inutiles au personnel en envoyant un message de rappel à intervalles réguliers lorsqu'un invité est sur la liste d'attente. |
Annulé | Bonjour [guest name], malheureusement nous n'avons pas pu vous accueillir à [venue name] et vous avez été retiré de la liste d'attente. Nous espérons vous revoir bientôt. | Lorsque vous ne pouvez pas accueillir un invité en liste d'attente dans votre établissement. Les en informer leur permet de rester au courant et de prévoir d'autres solutions. |
Convertir une entrée de liste d'attente en réservation
Lorsqu'une place se libère, vous pouvez convertir la fiche de liste d'attente en réservation. Voici ce qui se passe ensuite :
Lorsque l'invité est prêt à réserver, revenez au bouton Liste d'attente et sélectionnez Convertir en réservation sur la tuile de l'invité.
Cela démarre une réservation et transfère les coordonnées de l'invité depuis la liste d'attente. Sélectionnez un produit disponible et ajoutez-le au panier, puis procédez au paiement et finalisez l'achat normalement. Une fois la réservation convertie, l'entrée est supprimée de la liste d'attente.
Gérer les entrées de la liste d'attente
L'ordre de la liste peut être modifié et les invités peuvent être retirés de la liste d'attente.
Pour réorganiser la liste d'attente, utilisez les poignées de glissement situées à gauche de la vignette de l'invité et modifiez l'ordre.
Pour retirer un invité de la liste d'attente, sélectionnez l'icône de suppression en haut à droite de la vignette.
Modifier les modèles SMS de liste d'attente
Les établissements peuvent personnaliser les messages SMS envoyés depuis le POS à l'invité en liste d'attente afin de s'assurer que le message est clair et adapté à votre établissement. Les personnalisations peuvent également être utilisées pour adapter les messages à votre langue locale.
Depuis Venue Manager, accédez à Paramètres, Design et Modèles SMS.
Sélectionnez le modèle à modifier, ou sélectionnez le menu à points puis Modifier.
Mettez à jour le texte pour le personnaliser. Pour ajouter un espace réservé à compléter avec les informations d'un invité, sélectionnez une variable puis Ajouter (par ex. le prénom de l'invité).
Sélectionnez Enregistrer.
L'autorisation Peut modifier les modèles SMS est requise pour mettre à jour les modèles SMS. Cette autorisation est activée par défaut pour les rôles d'administrateur et de responsable, et peut être ajoutée aux rôles personnalisés.