ROLLER Payments : Connaissance du client (KYC)

Dans le cadre des vérifications relatives à une organisation, vous devez vérifier l'identité de tous les propriétaires de l'entreprise. Nous désignons ces personnes sous les termes de propriétaires, dirigeants et signataires.
Vous devez au minimum vérifier les personnes suivantes (elles peuvent être la même personne) :

• 1 personne de contrôle (dirigeant) qui prend les grandes décisions de l'entreprise

• 1 signataire ayant le pouvoir de signature

Le tableau ci-dessous décrit les critères permettant de les identifier, ainsi que le nombre minimum requis pour chacun.

Les exigences d'Adyen pour l'intégration d'une entreprise dont l'ABN ou le NZBN est enregistré en tant que fiducie en Australie ou en Nouvelle-Zélande nécessitent quelques informations supplémentaires, car cette structure implique davantage de personnes responsables.

Quelles sont les exigences pour l'intégration d'une entreprise enregistrée en tant que fiducie ?

Acte de fiducie

Votre entreprise devra télécharger une copie intégrale de l'acte de fiducie. Veillez à l'avoir à portée de main, de préférence en version numérique. Cela inclut l'acte de fiducie initial ET tout avenant (si la fiducie a été modifiée depuis sa création initiale, un avenant peut également exister, indiquant les changements apportés.) Vous devrez également identifier les personnes ou entités qui occupent un certain rôle dans la fiducie, listées ci-dessous. Ces rôles se trouvent généralement sur la page de l'annexe d'une fiducie, qui figure habituellement vers la fin du document.

Constituant

Le rôle du constituant est celui de créateur de la fiducie. Cette personne peut également être désignée sous le nom de fondateur ou de donateur. Adyen nous demande d'identifier au moins un constituant pour intégrer une fiducie.

Fiduciaire

Le rôle du fiduciaire est d'être la ou les principale(s) personne(s) ou entité(s) chargée(s) de gérer la distribution, l'accumulation et la cession des actifs de la fiducie. Adyen nous demande de collecter les coordonnées de TOUS les fiduciaires mentionnés dans les actes de fiducie. Les fiduciaires peuvent être des particuliers ou des entreprises. La page d'intégration vous invitera à sélectionner le type approprié lors de la saisie des informations.

Protecteur

Le terme « protecteur » est un terme générique qui regroupe plusieurs rôles pouvant être définis dans une fiducie. Cela comprend notamment : le gardien, le désignateur, les mandataires, les gestionnaires et les tuteurs. Toutes les fiducies n'ont pas de protecteur, mais si une fiducie en possède un, Adyen demandera à l'établissement d'identifier cette personne. Les protecteurs ne peuvent être que des particuliers. Si vous n'êtes pas sûr de avoir un protecteur dans votre fiducie, nous vous conseillons de consulter votre comptable ou votre contrôleur financier.

Bénéficiaire défini

Un bénéficiaire défini est un particulier ou une entité pour lequel ou laquelle la fiducie opère. Les bénéficiaires définis peuvent être une entreprise ou un particulier. Adyen est tenu de vérifier l'identité de tous les bénéficiaires définis mentionnés dans la fiducie. Tous les trusts n'ont pas de bénéficiaires définis - s'ils n'en ont pas, ils auront des bénéficiaires indéfinis.

Bénéficiaire indéfini

Similaires dans leur rôle à un bénéficiaire défini, les bénéficiaires indéfinis ne sont pas nommés explicitement dans l'acte de trust, mais sont désignés de manière significative dans la page Planning. Cela peut être plus difficile à identifier - si l'acte de trust ne comporte pas de bénéficiaires définis, nous vous recommandons de contacter votre comptable pour confirmer que les bénéficiaires indéfinis peuvent être utiles.

Quelles informations sont requises pour les membres du trust mentionnés ci-dessus ?

Si le rôle est détenu par un particulier, Adyen exigera :

• Nom complet

• Date de naissance

• Adresse de résidence

Si le rôle est détenu par une entreprise ou une autre entité (comme un partenariat), Adyen exigera :

• Le nom de l'entité

• ABN, ACN ou NZBN de l'entité

• L'adresse à laquelle l'entité est enregistrée

• Si le fiduciaire est une entreprise ou une autre entité, Adyen peut exiger des informations sur les personnes qui contrôlent cette entreprise, comme le nom et la date de naissance.

Les informations suivantes sont requises pour chaque personne associée à votre entreprise :

• Nom complet - doit correspondre exactement à la pièce d'identité avec photo téléchargée

• Adresse de résidence - une boîte postale comme adresse n'est pas acceptée

• Date de naissance

• Numéro d'identification (voir le tableau ci-dessous pour les pays concernés)

• E-mail

• Numéro de téléphone - code pays inclus (un numéro de mobile est recommandé pour une vérification plus rapide)

En outre, il peut vous être demandé de fournir des informations ou des documents supplémentaires, tels qu'une copie du document d'identité de la personne (passeport, permis de conduire, etc.).

Les pays suivants exigent qu'un numéro d'identification soit fourni pour chaque personne associée à votre entreprise :

Les informations suivantes sur l'entreprise sont requises :

• Téléphone

• Numéro d'enregistrement de l'entreprise (le tableau ci-dessous indique quel numéro d'enregistrement est requis)

• Nom commercial

• Raison sociale légale

• Adresse

Numéro d'enregistrement par pays

Les informations suivantes sont requises dans les champs du formulaire pour vérifier le compte bancaire professionnel qui recevra les versements :

• Nom du titulaire (doit correspondre à la « Raison sociale légale » fournie lors de la vérification de l'entreprise)

• IBAN ou code d'agence et numéro de compte

• Code pays

• Code devise

Si Adyen n'est pas en mesure de vérifier un compte bancaire, vous pourriez être invité à télécharger un relevé bancaire. Tout document téléchargé devra satisfaire aux exigences suivantes.

Exigences importantes

• Logo ou nom de la banque dans une police unique

• Détails du compte bancaire

• Raison sociale légale

• Doit être daté (de moins de 12 mois).

Format du document

• Formats autorisés : jpeg, jpg, pdf, png

• Taille minimale autorisée : 1 octet pour les PDF, 10 ko pour les autres formats

• Taille maximale autorisée : 10 Mo

• Aucun nombre de pages maximum pour les PDF

Types de documents acceptés

• Environnement de banque en ligne (fichier téléchargé ou capture d'écran)

• Relevé bancaire émis par la banque (fichier téléchargé ou capture d'écran)

Chaque actionnaire ou bénéficiaire effectif UBO tel que défini dans la section Vérification d'identité ci-dessus doit soumettre une pièce d'identité avec photo. Le tableau présente les pièces d'identité avec photo acceptées ainsi que les données à fournir pour chaque document :

Pièces d'identité avec photo acceptées

Lorsque vous téléchargez une pièce d'identité avec photo, elle doit répondre aux exigences suivantes :

• Non expirée

• Doit être en couleur

• La MRZ doit être visible (si disponible).

• Fichier séparé pour le recto et le verso du document d'identité (uniquement pour une carte d'identité ou un permis de conduire).

• Formats acceptés : JPEG, JPG, PDF ou PNG

• Taille minimale acceptée : 1 Ko pour les PDF, 100 Ko pour les autres formats

• Taille maximale acceptée : 4 Mo

• Nombre de pages maximum pour les PDF : 2

Consultez le guide de téléchargement de documents ci-dessous :

Oui. Si vous faites une demande en tant qu'entreprise, une vérification d'identité devra être effectuée pour chaque actionnaire ou bénéficiaire effectif ultime (UBO) détenant >25 % du capital.

Les délais de traitement des vérifications peuvent varier : certaines étapes sont automatisées et d'autres font l'objet de contrôles manuels. Le traitement peut prendre entre 2 et 4 jours ouvrables. Adyen est basé en Europe.

Si vous n'avez pas reçu de réponse après 5 jours ouvrables, soumettez un ticket et notre équipe ROLLER Payments vous contactera.