À quoi s'attendre lors de l'importation de données

Ce guide explique ce à quoi vous pouvez vous attendre lors de l'importation de données depuis vos anciens systèmes vers ROLLER. Il couvre différents types de données, notamment les décharges, les détails des invités, les réservations, les adhésions, les cartes-cadeaux, le stock ou les modules complémentaires, ainsi que les informations sur l'entreprise.

Comprendre précisément ce qui peut être importé permet d'assurer une transition en douceur lors du processus de migration. Cela vous aide également à choisir la meilleure façon d'intégrer les données souhaitées dans ROLLER.

Les imports de données sont effectués par l'équipe de migration de ROLLER — les établissements ne peuvent pas réaliser d'imports eux-mêmes. Le bouton Import dans ROLLER est réservé au personnel de ROLLER et n'est pas disponible pour les établissements. Si vous avez des questions concernant les imports de données, veuillez envoyer un e-mail à notre équipe de migration des données à l'adresse datamigrations@rollersoftware.com en précisant le nom de votre établissement.

Données de décharge

Vous pouvez importer les informations essentielles des invités, notamment le prénom, le nom, l'adresse e-mail, la date de naissance (DDN) et le numéro de téléphone. Il est important que votre ancien système identifie clairement les parents/tuteurs et les mineurs afin d'associer correctement ces décharges dans ROLLER.

Données de réservation

Les imports de réservations vous permettent de transférer tous les articles de type billet faisant partie d'une réservation. Les articles hors billets tels que le stock, les cartes-cadeaux, les portefeuilles, les modules complémentaires et les forfaits de groupe comprenant des articles hors billets ne peuvent pas être importés.

Les pass séance à durée limitée peuvent être importés s'ils disposent d'un planning et d'un horaire valides. Chaque produit doit être correctement associé à la disponibilité dans ROLLER dans la feuille d'import.

Lors de l'importation de pass d'adhésion, vous pouvez inclure jusqu'à 50 articles d'adhésion par réservation, tandis que les autres billets autorisent jusqu'à 2000 billets par réservation.

Données des billets et des adhésions fixes

Les passes de billets et d'adhésions fixes suivent des directives similaires à celles des imports de réservations. L'essentiel est de s'assurer que chaque TicketID dispose d'un identifiant unique, notamment pour les adhésions, afin d'éviter tout problème lors de l'import.

Cet import est limité à 50 billets ou passes d'adhésion fixe par réservation.

Chaque TicketID doit avoir un identifiant unique pour éviter tout problème, en particulier pour les adhésions. Si le client ne peut pas les fournir, nous les générons, généralement sous la forme TID000#.

Données des cartes-cadeaux

Les imports de cartes-cadeaux sont simples et nécessitent un solde restant. Il est recommandé de définir les dates de « création » sur des exercices fiscaux antérieurs pour un reporting des revenus précis.

Données des adhésions récurrentes

Les adhésions récurrentes peuvent être importées, avec ou sans tokens.

Les tokens sont des substituts sécurisés aux informations de paiement sensibles, permettant des paiements récurrents sans stocker les données réelles de la carte.

La migration de tokens, bien qu'elle implique des étapes supplémentaires et souvent des frais facturés par votre prestataire de paiement actuel, permet des paiements récurrents sécurisés sans stocker d'informations sensibles. En général, cela implique de contacter votre prestataire, de lui fournir les tokens à migrer, et le processus peut prendre quelques semaines.

La tokenisation manuelle est une alternative plus simple, qui demande aux invités de mettre à jour leurs coordonnées de paiement lors de leur prochaine visite.

L'importation d'adhésions récurrentes avec des jetons est recommandée uniquement si vous avez plus d'environ 300 adhésions récurrentes.

Les adhésions récurrentes à 0 $, parfois utilisées pour les amis et la famille des propriétaires et des employés, ne peuvent pas être importées. Pour offrir un avantage similaire, vous pouvez utiliser des adhésions fixes avec un coût de 0 $.

Données de stock

Les importations de stock sont limitées aux types de produits stock et module complémentaire. Les autres types de produits ne sont pas pris en charge.

Les catégories de rapport ne peuvent pas être importées avec les produits stock et modules complémentaires.

Données d'entreprise

Les données d'entreprise, notamment les noms, les codes fiscaux et les coordonnées, peuvent être importées, ainsi que le contact associé à l'entreprise si la fiche invité correspondante existe.