Il arrive que vous deviez rembourser un invité, que ce soit en raison d'une annulation, d'une modification de sa réservation, d'une surfacturation ou d'un geste commercial. Vous pouvez émettre un remboursement total ou partiel directement depuis ROLLER POS, en utilisant le même mode de paiement que celui utilisé par l'invité.
Ce guide vous explique comment vérifier si le personnel a besoin d'une autorisation ou d'un code PIN pour émettre des remboursements, traiter un remboursement total ou partiel depuis le PDV et savoir qui a émis et approuvé le remboursement.
Regarder comment traiter des remboursements au PDV
Regardez comment émettre un remboursement total ou partiel depuis le PDV, notamment la sélection d'un mode de remboursement et la saisie du montant.
Autorisations et paramètres requis
Pour traiter un remboursement, le personnel doit disposer de l'autorisation Peut émettre des remboursements autorisation.
Le paramètre d'établissement Code PIN PDV requis pour les remboursements détermine si l'approbation d'un responsable ou d'un superviseur est également requise lorsque le personnel en salle émet des remboursements au PDV.
Pour trouver ce paramètre dans Venue Manager :
Accédez à Paramètres > Compte > Paramètres de l'établissement.
Faites défiler jusqu'à Réservations & demandes > Code PIN PDV requis pour les remboursements.
Un code PIN PDV est le code personnel que chaque membre du personnel utilise pour se connecter au PDV. Avec les autorisations appropriées, les responsables et superviseurs de votre établissement peuvent également approuver des actions restreintes, comme les remboursements, grâce à leur code PIN PDV.
Si le code PIN PDV requis pour les remboursements est désactivé (off) :
Le personnel disposant de l'autorisation Peut émettre des remboursements peut traiter les remboursements directement.
Le personnel ne disposant pas de l'autorisation Peut émettre des remboursements doit demander à un autre membre du personnel possédant cette autorisation de saisir son code PIN PDV.
Si le code PIN PDV requis pour les remboursements est activé (on) :
Un code PIN PDV est nécessaire pour approuver chaque remboursement.
Le code PIN PDV doit appartenir à un membre du personnel pour lequel les autorisations suivantes sont activées :
L'autorisation Peut émettre des remboursements, et :
Soit l'autorisation Admin PDV soit l'autorisation Remplacement PIN responsable.
Lorsqu'un remboursement est effectué au PDV, le personnel disposant des autorisations appropriées peut saisir son propre code PIN PDV. Sinon, il devra demander à un membre du personnel disposant des autorisations appropriées de saisir le code PIN PDV pour valider le remboursement.
Pour les rôles système administrateur et gestionnaire : les permissions Peut émettre des remboursements, Administration PDV et Dérogation par code PIN du gestionnaire sont déjà activées par défaut. Pour les rôles personnalisés : lorsque Code PIN PDV requis pour les remboursements est activé, assurez-vous que tout le personnel devant émettre ou approuver des remboursements dispose de la permission Peut émettre des remboursements, ainsi que de la permission Administration PDV ou Dérogation par code PIN du gestionnaire. Utilisez la permission Dérogation par code PIN du gestionnaire pour autoriser le personnel à approuver des remboursements sans lui accorder l'accès aux paramètres du PDV.
Vous pouvez également choisir de configurer des codes de motif. Lorsque des codes de motif ont été configurés, chaque fois qu'un remboursement est traité au PDV, l'opérateur PDV doit indiquer un motif pour le remboursement. Pour configurer les codes de motif de remboursement, suivez les étapes ci-dessous.
Depuis Venue Manager, accédez à Paramètres > Compte > Paramètres de l'établissement.
Sélectionnez Déverrouiller pour apporter des modifications.
Sous Réservations & demandes, cochez la case Exiger un code de motif pour les ajustements de réservation.
Créez vos codes de motif en sélectionnant + Ajouter un code de motif en regard de Remboursement.
Sélectionnez Enregistrer.
Pour en savoir plus sur les codes de motif, consultez le guide Configurer des codes de motif pour les réductions personnalisées, les remboursements et les annulations au PDV.
Émettre un remboursement
Depuis le PDV :
Recherchez la réservation par nom de la réservation ou ID de réservation, puis sélectionnez-la dans les résultats.
Sélectionnez Rembourser en bas de l'écran.
Choisissez la méthode de remboursement (par ex. espèces, carte, carte-cadeau ou portefeuille).
Saisissez un montant personnalisé à rembourser ou sélectionnez l'une des options suivantes :
Options
Description
Total (TTC)
Rembourse le montant total. Par défaut, la réservation est annulée, sauf si vous décochez Annuler la réservation une fois le remboursement traité.
Billets individuels
Rembourse les billets sélectionnés. Les billets remboursés sont supprimés de la réservation et ne peuvent plus être utilisés. La sélection de tous les billets annule la réservation.
Pourboires individuels
Rembourse un ou plusieurs pourboires enregistrés sur la réservation (par ex. si des pourboires ont été ajoutés sur différents paiements).
[Facultatif] Si vous avez configuré des codes de motif, vous pouvez en sélectionner un dans la liste déroulante.
Sélectionnez Émettre le remboursement pour traiter le remboursement.
Lors d'une reprogrammation, le PDV affiche toute différence de prix avant que vous confirmiez, selon les règles de tarification que vous avez définies pour le produit (par ex. reprogrammation d'un jour de pointe plus cher vers un jour en heure creuse moins cher). Si la modification génère un crédit, vous pouvez rembourser l'invité depuis le PDV après la reprogrammation.
Voir qui a émis le remboursement
Vous pouvez voir quel membre du personnel a émis un remboursement dans le flux d'activité du PDV. Le nom du membre du personnel ayant approuvé le remboursement s'affiche sous l'élément d'activité correspondant.
Depuis le PDV :
Sélectionnez Plus (en bas à gauche) dans le menu.
Sélectionnez Activité.
Recherchez la réservation par nom ou par ID, ou faites défiler le flux d'activité.
