Au POS, lorsque vous appliquez une réduction personnalisée, remboursez un article ou annulez un article d'une réservation, vous pouvez associer un code de motif à ces actions. Cela vous permet de disposer d'un historique précis et vérifiable des raisons pour lesquelles quelque chose a été retiré d'une réservation ou pour lesquelles un opérateur a appliqué une réduction personnalisée.
Les codes de motif fonctionnent conjointement avec les réductions personnalisées, les annulations et les remboursements. L'annulation s'applique aux cas où un article a déjà été ajouté à une réservation ou à une ardoise, mais n'est finalement jamais remis à l'invité. Les opérateurs peuvent le passer en perte avec un motif, plutôt que d'annuler simplement la vente ou de le laisser retourner silencieusement dans l'inventaire.
Lorsque les opérateurs appliquent une réduction personnalisée, annulent ou remboursent un article, ils sélectionnent un motif pour l'action. Pour l'annulation et le remboursement d'articles en stock, ils choisissent ensuite de retourner l'article à l'inventaire (option par défaut) ou de l'annuler. Les articles en stock annulés et remboursés sont suivis dans votre rapport de mouvement de stock en tant que nouvelle ligne.
Créer des codes de motif
Pour configurer des codes de motif, suivez les étapes ci-dessous.
Depuis Venue Manager, accédez à Paramètres > Compte > Paramètres de l'établissement.
Sélectionnez Déverrouiller pour apporter des modifications.
Sous Réservations & demandes, cochez la case Exiger un code de motif pour les ajustements de réservation.
Créez vos codes de motif en sélectionnant + Ajouter un code de motif à côté de Remboursement, Réduction personnalisée et Annulation (formule Premium et supérieure).
Sélectionnez Enregistrer.
Fonctionnalité Premium
Disposez d'un historique précis et traçable des motifs d'annulation des articles, grâce aux codes de motif. Pour débloquer cette fonctionnalité avec un plan Premium et supérieur, contactez votre gestionnaire de succès client ou l'équipe de support.
Modifier ou supprimer des codes de motif
Pour modifier ou supprimer des codes de motif, suivez les étapes ci-dessous.
Depuis Venue Manager, accédez à Paramètres > Compte > Paramètres de l'établissement.
Sélectionnez Déverrouiller pour effectuer des modifications et faites défiler jusqu'à la section Réservations & demandes.
Pour modifier un code de motif, sélectionnez-le et apportez vos modifications.
Pour supprimer un code de motif, sélectionnez l'icône de suppression (corbeille) à côté du code de motif.
Sélectionnez Enregistrer.
Appliquer des codes de motif au POS
Pour appliquer un code de motif à une réduction personnalisée, un remboursement ou une annulation, suivez les étapes ci-dessous.
Réduction personnalisée
Depuis le POS, après avoir ajouté des articles au panier, sélectionnez Réduction.
Sélectionnez Personnalisé (disponible avec les plans Pro et supérieurs).
Choisissez $ ou %. Saisissez le montant de la réduction en dollars ou en pourcentage, puis sélectionnez Appliquer.
Dans le menu déroulant, sélectionnez le motif de la réduction personnalisée.
Sélectionnez Appliquer.
La réduction personnalisée est ensuite appliquée à la réservation.
Pour en savoir plus sur l'ajout d'une réduction à une réservation au POS, consultez le guide Vendre des articles et utiliser des réductions et des adhésions au POS.
Rembourser
Depuis le POS, recherchez la réservation par nom de la réservation ou ID de réservation, puis sélectionnez-la dans les résultats.
Sélectionnez Rembourser en bas de l'écran.
Choisissez le mode de remboursement (par ex. espèces, carte, carte-cadeau ou portefeuille).
Saisissez un montant personnalisé à rembourser, ou sélectionnez l'une des options suivantes : Total, Billets individuels ou Pourboires individuels.
Vous pouvez également choisir d'annuler la réservation une fois le remboursement traité en cochant la case.
Sélectionnez Continuer.
Dans le menu déroulant, sélectionnez la raison du remboursement.
Pour les articles en stock, décochez Remettre les articles en stock dans l'inventaire si vous ne souhaitez pas remettre l'article sélectionné dans votre inventaire. Sinon, cette option reste sélectionnée par défaut.
Sélectionnez Rembourser.
Pour en savoir plus sur les remboursements depuis le POS, consultez le guide Rembourser des réservations depuis le POS.
Annulation (formule Premium et supérieure)
Depuis le POS, recherchez la réservation par nom de réservation ou ID de réservation, puis sélectionnez-la dans les résultats.
Cochez la case à côté du ou des articles que vous souhaitez annuler.
Ensuite, sélectionnez le menu des options (3 points) en haut de l'écran de réservation, puis sélectionnez Supprimer l'article.
Pour les articles en stock, décochez Remettre les articles en stock dans l'inventaire si vous ne souhaitez pas remettre l'article sélectionné dans votre inventaire. Sinon, cette option reste sélectionnée par défaut.
Sélectionnez un motif d'annulation dans le menu déroulant.
Sélectionnez Annuler pour finaliser l'action.
Vous pouvez également suivre les étapes ci-dessous.
Depuis le POS, recherchez la réservation par nom de réservation ou ID de réservation, puis sélectionnez-la dans les résultats.
Sélectionnez Modifier les articles dans le panneau de gauche.
Sur la droite de l'écran, sélectionnez l'article que vous souhaitez annuler. Réduisez la quantité dans la réservation ou sélectionnez l'icône de suppression (corbeille).
Sélectionnez Mettre à jour.
Pour les articles en stock, décochez Remettre les articles en stock dans l'inventaire si vous ne souhaitez pas remettre l'article sélectionné dans votre inventaire. Sinon, cette option reste sélectionnée par défaut.
Sélectionnez un motif d'annulation dans la liste déroulante.
Sélectionnez Annuler pour finaliser l'action.
Pour en savoir plus sur la modification d'une réservation au POS, consultez le guide Ajuster les articles dans les réservations existantes au POS.
Rapports
Les remboursements et les annulations de stock sont enregistrés dans le rapport de mouvement de stock en tant qu'élément de ligne distinct. Le rapport de mouvements de stock vous offre une vue dédiée du stock perdu en raison de détérioration, de casse, de compensations du personnel et d'expiration, afin que vous puissiez voir ce qui est gaspillé, pourquoi et combien cela coûte à votre établissement.
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Pour en savoir plus sur le rapport de mouvement de stock, consultez le guide Rapport de mouvement de stock.