Utilisez ce guide pour comprendre comment la valeur des cartes-cadeaux circule dans ROLLER en comptabilité d'exercice, afin de réconcilier les soldes, consulter les rapports de revenus et expliquer pourquoi les ventes de cartes-cadeaux et les revenus reconnus peuvent ne pas correspondre sur la même période de reporting.
Ce guide s'applique aux établissements utilisant la comptabilité d'exercice dans ROLLER. Si votre établissement utilise la comptabilité de caisse, le revenu des cartes-cadeaux est reconnu au moment de l'achat de la carte-cadeau.
Quand cela est important
Lorsque des invités achètent des cartes-cadeaux, votre établissement reçoit le paiement à l'avance, mais cela ne signifie pas que le revenu est déjà acquis. En comptabilité d'exercice, les ventes de cartes-cadeaux sont traitées comme un passif jusqu'à ce que la carte-cadeau soit utilisée pour effectuer un achat. Le revenu est reconnu lorsque l'article acheté avec la carte-cadeau est encaissé au POS ou expire.
Vous aurez peut-être besoin de ce guide lorsque vous :
Préparez des rapports financiers de fin de mois ou de fin d'année.
Réconciliez les soldes de cartes-cadeaux avec votre système comptable.
Consultez les soldes de cartes-cadeaux expirées ou inutilisées.
Surveillez le passif en cours des cartes-cadeaux au fil du temps.
En comptabilité d'exercice, il est important de distinguer :
L'argent reçu des ventes de cartes-cadeaux.
La valeur encore détenue dans le revenu différé des cartes-cadeaux.
Le revenu reconnu après que les articles achetés ont été encaissés ou expirés.
Comment fonctionnent les revenus des cartes-cadeaux dans ROLLER
En comptabilité d'exercice, le revenu des cartes-cadeaux suit généralement trois étapes :
Un invité achète une carte-cadeau
La valeur totale est enregistrée dans le revenu différé des cartes-cadeaux.Un invité utilise la carte-cadeau pour effectuer un achat
Lorsqu'un invité utilise une carte-cadeau pour effectuer un achat, la valeur sort du revenu différé des cartes-cadeaux.Le revenu est reconnu
Le revenu est reconnu lorsque l'article acheté avec la carte-cadeau est encaissé au POS ou expire, selon les règles d'expiration du produit.
Référence rapide
Événement | Ce qui se passe dans ROLLER |
|---|---|
Un invité achète une carte-cadeau | La valeur est enregistrée comme Revenu différé de carte-cadeau |
L'invité utilise une carte-cadeau pour acheter un produit | La valeur sort de Revenu différé de carte-cadeau |
L'article acheté avec la carte-cadeau est utilisé ou expire | Le revenu est comptabilisé |
La carte-cadeau expire avec un solde non utilisé | La valeur reste dans Revenu différé de carte-cadeau, sauf si vous suivez un processus de comptabilisation distinct |
Exemple de revenu différé de carte-cadeau
Un invité achète une carte-cadeau de 100 $.
Lors de l'achat, 100 $ sont enregistrés comme Revenu différé de carte-cadeau.
L'invité utilise ensuite 60 $ pour effectuer un achat, par exemple des billets ou des produits.
Lorsque la carte-cadeau est utilisée pour cet achat, 60 $ sortent du Revenu différé de carte-cadeau.
Le revenu est comptabilisé lorsque l'article acheté avec la carte-cadeau est utilisé au point de vente ou expire, selon les règles d'expiration du produit.
Les 40 $ restants demeurent dans le Revenu différé de carte-cadeau jusqu'à ce qu'ils soient utilisés ou comptabilisés manuellement conformément à votre politique comptable.
C'est pourquoi les ventes de cartes-cadeaux et le revenu gagné ne correspondent pas toujours dans la même période de rapport.
Incidence des cartes-cadeaux expirées sur le revenu
Si une carte-cadeau expire avec un solde non utilisé, ce solde reste dans le Revenu différé de carte-cadeau dans ROLLER. Cela s'explique par le fait que les règles d'expiration et de déchéance des cartes-cadeaux varient selon les pays et les régions.
C'est différent des articles achetés avec une carte-cadeau. Le revenu de ces articles est comptabilisé lorsque l'article est utilisé ou expire, selon les règles d'expiration du produit.
Si votre établissement doit comptabiliser les soldes non utilisés des cartes-cadeaux expirées, suivez votre politique comptable et la réglementation locale. Vous pouvez également suivre le processus décrit dans Comment comptabiliser les fonds des cartes-cadeaux expirées ?.
Comment suivre le revenu des cartes-cadeaux à l'aide des rapports
Utilisez ces rapports pour examiner le passif en cours lié aux cartes-cadeaux, suivre l'utilisation de la valeur des cartes-cadeaux et comparer le revenu différé et le revenu comptabilisé.
Afficher et exporter les données des cartes-cadeaux
Utilisez Afficher et exporter les données des cartes-cadeaux pour consulter :
Expiration
Solde initial
Solde restant
Date d'achat
Mode de paiement
Utilisez ce rapport pour identifier les cartes-cadeaux avec une valeur inutilisée et confirmer le montant du solde encore détenu dans le revenu différé des cartes-cadeaux.
Examiner la comptabilisation des revenus
Utilisez le rapport de comptabilisation des revenus pour comparer la valeur différée des cartes-cadeaux avec les revenus comptabilisés à partir des articles achetés avec une carte-cadeau.
Ce rapport vous aide à identifier :
Fonds reçus
Paiements collectés au moment de la transaction. Cela indique l'argent reçu, et non nécessairement le revenu généré.Revenu différé
Paiements pour des services ou produits futurs qui n'ont pas encore été utilisés ou qui n'ont pas expiré.Revenu différé des cartes-cadeaux
Valeur des cartes-cadeaux qui n'a pas encore été utilisée pour acheter des produits. Les soldes des cartes-cadeaux expirées inutilisées restent dans ROLLER.Revenu brut
Revenu généré, taxes incluses, lorsque le service correspondant est fourni. Dans ROLLER, ce revenu est comptabilisé lorsque l'article acheté avec la carte-cadeau est utilisé ou expire.Réduction comptabilisée
Valeur des réductions appliquées au revenu comptabilisé. Cela ne fait pas référence aux soldes inutilisés des cartes-cadeaux.
Si vous utilisez également le rapport de balance de vérification, notez que les ventes de cartes-cadeaux sont traitées comme des passifs jusqu'à ce que la valeur de la carte soit utilisée. Le rapport de balance de vérification comprend également des lignes de réduction distinctes pour les cartes-cadeaux pour les activités de cartes-cadeaux avec réduction ou offertes.
Réconcilier les revenus des cartes-cadeaux dans le cadre de la comptabilité d'exercice
Affichez et exportez les données des cartes-cadeaux pour la période de rapport.
Examinez le solde initial, le solde restant, la date d'achat et la date d'expiration de chaque carte-cadeau.
Identifiez les cartes-cadeaux avec un solde restant pour confirmer la valeur encore détenue dans le revenu différé des cartes-cadeaux.
Ouvrez le rapport de comptabilisation des revenus pour la même période de rapport.
Examinez le revenu différé des cartes-cadeaux et les revenus comptabilisés pour confirmer comment la valeur des cartes-cadeaux a évolué et quand les revenus ont été comptabilisés.
Comparez ces soldes avec vos registres comptables.
Si une carte-cadeau a expiré avec un solde non utilisé et que votre établissement doit comptabiliser cette valeur, suivez la procédure décrite dans Comment comptabiliser les fonds des cartes-cadeaux expirées ?