ROLLER utilise des ressources pour gérer la capacité de votre établissement et empêche normalement le personnel d'effectuer des réservations au-delà de la limite d'une ressource.
Mais il arrive que vous ayez besoin de plus de places que la capacité de base, par exemple pour des groupes sans réservation ou des modules complémentaires de dernière minute. Activer la surréservation permet à votre équipe d'accepter des réservations au-delà de la capacité d'une ressource lorsque c'est nécessaire, tandis qu'une invite de code PIN manager permet de garder le contrôle pour éviter tout dépassement accidentel de la capacité.
Solution
La surréservation est un paramètre au niveau de l'établissement : une fois activée, elle s'applique à la fois au PDV et à Venue Manager. When it's on, staff can book beyond a resource's capacity, and any team member who isn't an administrator or manager is prompted for a manager's POS PIN before the overbooking goes through. Overbooked time slots then show purple on the Daily capacity page, so you can spot and manage them at a glance.
Pour approuver une surréservation au PDV, le membre du personnel qui saisit le code PIN doit disposer de la permission Admin PDV ou Remplacement par code PIN manager. The administrator and manager roles include both by default and aren't required to enter their PIN when overbooking a resource.
Si vous avez régulièrement besoin de plus de places sur une ressource, il est préférable d'augmenter la capacité plutôt que de recourir à la surréservation. See the guide Create your resources to update resource capacity.
Activer la surréservation dans Venue Manager
Dans Venue Manager, accédez à Paramètres > Compte > Paramètres de l'établissement.
Sélectionnez Déverrouiller en haut à droite pour rendre les paramètres modifiables.
Accédez à la section Réservations & demandes.
Activez Restreindre la surréservation.
Sélectionnez Enregistrer.
Effectuer une réservation au-delà de la capacité au PDV
Ajoutez la réservation au panier comme vous le feriez normalement, même si la ressource a atteint sa capacité.
Lorsque le PDV demande une approbation, demandez à un manager de saisir son code PIN PDV.
Finalisez la réservation comme d'habitude.
Spot overbooked slots in the Daily capacity view
Dans Venue Manager, accédez à Réservations > Capacité journalière.
Repérez les créneaux horaires affichés en violet — ceux-ci sont en surréservation.
Sélectionnez un créneau pour consulter les réservations correspondantes.