Définissez votre méthode comptable en fonction de la façon dont vous enregistrez les revenus, afin que vos rapports ROLLER affichent les revenus et les taxes du même mois que vos livres de comptes. La comptabilité d'exercice (par défaut) comptabilise un acompte pour le groupe du mois prochain comme revenu le jour de l'événement. La comptabilité de caisse le comptabilise le jour où l'invité paie.
Ce guide explique comment chaque méthode comptabilise les revenus, laquelle choisir, comment passer de l'une à l'autre et ce qui change dans vos rapports.
Comment chaque méthode comptabilise les revenus
La différence vient des invités qui paient à l'avance.
Prenons l'exemple d'un invité qui verse un acompte de 200 $ le 28 juillet pour un groupe prévu le 14 août.
Méthode | Quand ROLLER comptabilise les revenus | L'acompte de 200 $ |
|---|---|---|
Exercice (par défaut) | Lorsque le personnel valide les billets de l'invité, ou lorsque le produit expire sans avoir été utilisé | Comptabilisé comme revenu le 14 août, lorsque le personnel valide les billets. En attendant, il s'agit d'un revenu différé |
Espèces | Lorsque l'invité effectue son paiement | Comptabilisé comme revenu le 28 juillet. Le solde est comptabilisé le jour où l'invité le règle |
En comptabilité d'exercice, l'argent versé pour une visite qui n'a pas encore eu lieu apparaît comme revenu différé jusqu'à ce que l'invité utilise son pass ou que le produit expire.
La taxe suit le même calendrier que le revenu. Avec la comptabilité de caisse, la taxe est collectée au moment où le paiement est reçu. Avec la comptabilité d'exercice, la taxe est exigible au moment où le revenu est reconnu.
La date d'expiration d'un produit non utilisé dépend de son type (par exemple, les pass séance et les pass standard expirent différemment). Pour en savoir plus, consultez le guide Règles de reconnaissance des revenus et d'expiration des produits dans ROLLER (comptabilité d'exercice). Pour connaître la signification de chaque chiffre dans vos rapports (par exemple, revenu brut, revenu net et comptes clients), consultez le guide Comprendre les termes des rapports dans ROLLER.
Choisir votre méthode comptable
Utilisez la méthode que votre comptable applique pour votre comptabilité. La comptabilité d'exercice comptabilise les revenus lorsqu'ils sont gagnés, ce qui convient aux établissements où les invités paient souvent à l'avance (ex. acomptes pour des groupes). La comptabilité de trésorerie les comptabilise à réception des fonds.
Certains gouvernements n'autorisent pas les grandes entreprises, ni celles qui gèrent des stocks, à utiliser la comptabilité de trésorerie. Consultez votre comptable ou conseiller financier avant de faire votre choix.
Lorsque vous effectuez le changement, les rapports portant sur des dates antérieures utilisent également la nouvelle méthode. ROLLER enregistre chaque vente de la même manière avec les deux méthodes et applique votre méthode actuelle lorsque vous exécutez un rapport.
Les rapports déjà téléchargés ne sont pas modifiés. Téléchargez donc ceux dont vous avez besoin avant d'effectuer le changement.
Modifier votre méthode comptable
ROLLER utilise la comptabilité d'exercice, sauf si vous la modifiez.
La permission requise pour modifier votre méthode comptable est Peut accéder aux détails du compte. Le rôle d'administrateur dispose de cette permission par défaut.
Dans Venue Manager, accédez à Paramètres > Compte > Paramètres de l'établissement.
Sélectionnez Déverrouiller pour apporter des modifications.
Faites défiler jusqu'à Rapports.
Sélectionnez Exercice ou Trésorerie.
Sélectionnez Enregistrer.
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Vos rapports et le tableau de bord de Venue Manager basculent vers la méthode que vous avez sélectionnée.
Ce qui change dans vos rapports
Si un rapport ou une colonne attendu est manquant, vérifiez d'abord votre méthode comptable. Certains rapports et certaines colonnes s'affichent uniquement en comptabilité d'exercice. Le guide de chaque rapport liste ses colonnes propres à la comptabilité d'exercice.
Où vous le verrez | Comptabilité d’engagement | Espèces |
|---|---|---|
Page Tous les rapports | Tous les rapports affichent | Sales by Category Export, Product Revenue by Reporting Category Export, Product Sales by Channel Export et Deferred Revenue by Booking n'affichent pas |
Affiche le Revenu et les Fonds reçus | Affiche les Fonds reçus uniquement | |
Rapport Revenue Recognition | Affiche les paiements, les frais et la taxe collectée, ainsi que le revenu différé et le revenu comptabilisé | Affiche uniquement les paiements, les frais et la taxe collectée |
Rapport Trial Balance | Les ventes par catégorie de rapport utilisent le revenu comptabilisé. Inclut le revenu différé et les comptes clients | Les ventes par catégorie de rapport utilisent les fonds reçus. Aucun revenu différé ni compte client |
Rapport Sales Tax | Taxe au moment où le revenu est comptabilisé (Taxe à payer). Consultez le guide Rapport Taxe sur les ventes (comptabilité d'exercice) | Taxe au moment où l'invité règle (Taxe collectée). Consultez le guide Rapport Taxe sur les ventes (comptabilité de caisse) |
Rapport Detailed Product Sales | Ajoute des colonnes de revenu comptabilisé | Ajoute la Taxe collectée |
Export Xero | Écritures de journal en comptabilité d'exercice. Consultez le guide Xero Export (comptabilité d'exercice) | Écritures de journal en comptabilité de caisse. Consultez le guide Exportation Xero (comptabilité de caisse) |
Paramètre Reconnaissance des frais dans Taxes & frais | Choisissez Reconnaître au paiement ou Reconnaître à l'échange. Consultez la section Choisir quand les frais sont reconnus dans le guide Ajuster les taxes et les frais | Non affiché. Les frais sont comptabilisés au moment où l'invité effectue le paiement |
FAQs
Pourquoi les ventes en accès direct n'affichent-elles pas de revenu différé ?
Avec la comptabilité d'exercice, ROLLER comptabilise le revenu lorsque le personnel valide les billets. Si le personnel valide les billets d'un invité sans réservation au point de vente au moment du paiement, ROLLER comptabilise immédiatement le revenu, de sorte qu'aucune partie de celui-ci n'est conservée en revenu différé.
Le revenu des adhésions est-il différé en comptabilité d'exercice ?
Non. ROLLER reconnaît les revenus d'adhésion lors de chaque paiement effectué, y compris les paiements récurrents.