Cet article vous explique comment indiquer à ROLLER Karting quelles ressources et quels produits ROLLER prendre en compte, et quel modèle de course utiliser pour chacun. Une fois l'association configurée, chaque réservation effectuée dans ROLLER pour un produit karting crée automatiquement le bon type de course dans votre planning ROLLER Karting.
À propos de l'association
La plupart des établissements ROLLER proposent bien plus que du karting : laser tag, trampolines, escape rooms, forfaits groupe, etc. ROLLER Karting n'a besoin de connaître que les réservations impliquant une course. Vous lui indiquez donc quelles ressources et quels produits ROLLER surveiller.
L'association comprend deux parties :
Association des ressources — pour chaque ressource ROLLER représentant une piste (par exemple, Piste karting, Piste junior), sélectionnez le calendrier correspondant dans ROLLER Karting. Tout ce que vous n'associez pas est ignoré, ce qui est exactement ce que vous souhaitez pour les ressources non liées aux courses.
Association des produits — pour chaque produit ROLLER devant créer une course (par exemple, Karting piste complète adulte, Course 10 tours junior), sélectionnez le modèle de course correspondant dans ROLLER Karting. Les produits non associés sont ignorés sans notification.
Une fois les deux parties configurées, les réservations circulent automatiquement : un invité réserve un produit karting dans ROLLER, la réservation apparaît dans le planning ROLLER Karting à l'heure et sur le calendrier appropriés, et le nom du pilote s'affiche dès que sa décharge est signée.
Avant de commencer
ROLLER Karting est installé et connecté à ROLLER. Consultez Installer ROLLER Karting si vous n'avez pas encore effectué l'intégration.
Votre circuit est configuré dans ROLLER Karting (boucles, source de chronométrage et au moins un parcours). Consultez Configurer votre circuit dans ROLLER Karting si vous ne l'avez pas encore fait.
Vous avez créé les modèles de course que vous souhaitez utiliser pour les réservations. Consultez Créer un modèle de course dans ROLLER Karting. L'association des produits nécessite qu'au moins un modèle de course existe.
Vous avez déterminé quelles ressources ROLLER représentent des courses. Les ressources telles que les trampolines, le laser tag ou les escape rooms ne doivent pas être associées.
Vos calendriers ROLLER Karting sont configurés sous Paramètres > Général > Calendriers et correspondent aux pistes que vous proposez.
Étape 1 : Ouvrir l'intégration
Ouvrez l'intégration ROLLER dans ROLLER Karting pour accéder aux écrans d'association. Suivez les étapes ci-dessous :
Dans le menu de gauche, accédez à Paramètres.
Sous l'en-tête Intégrations & configuration avancée, sélectionnez Intégrations.
Dans la liste, sélectionnez l'icône crayon à côté de votre intégration ROLLER existante.
La boîte de dialogue Modifier l'intégration « ROLLER » s'ouvre. Les sections Ressource vers calendrier et Variante de produit vers modèle d'exécution apparaissent plus bas dans la boîte de dialogue.
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Étape 2 : Mapper vos ressources
Indiquez à ROLLER Karting quelles ressources ROLLER représentent des courses, et sur quel calendrier Karting chacune d'elles s'exécute. Cette opération s'effectue dans ROLLER Karting. Suivez les étapes ci-dessous :
Faites défiler jusqu'à la section Ressource vers calendrier. Vous verrez toutes les ressources de votre instance ROLLER listées, y compris celles qui ne vous concernent pas (trampolines, escape rooms, etc.). Les ressources non mappées s'affichent avec une liste déroulante vide par défaut.
Pour chaque ressource représentant une course, utilisez la liste déroulante pour sélectionner le calendrier ROLLER Karting correspondant. Par exemple, mappez Karting Track sur Main Track, ou Junior Track sur Junior Track Calendar.
Laissez toutes les autres ressources non mappées, ou sélectionnez explicitement Non mappé dans la liste déroulante. Tout ce que vous ne mappez pas est ignoré par la synchronisation, ce qui est exactement ce que vous souhaitez pour les activités non liées aux courses.
Si vous mappez une ressource par erreur, changez la liste déroulante sur Non mappé et elle sera ignorée.
Exemple : Un établissement proposant plusieurs activités avec karting, trampolines et laser game mapperait uniquement Karting Track sur Main Track et laisserait les autres ressources non mappées.
Étape 3 : Mapper vos variantes de produit aux modèles d'exécution
Indiquez à ROLLER Karting quelles variantes de produit ROLLER doivent créer des courses, et quel modèle d'exécution chacune d'elles doit utiliser. Les produits dans ROLLER sont composés d'une ou plusieurs variantes (par exemple, les versions adulte et enfant du même produit karting), et chaque variante est mappée indépendamment. Cette opération s'effectue dans ROLLER Karting. Suivez les étapes ci-dessous :
Faites défiler jusqu'à la section Variante de produit pour exécuter le modèle. Vous verrez toutes les variantes de produit de votre instance ROLLER répertoriées. Les variantes non mappées s'affichent par défaut avec une liste déroulante vide, à côté du nom de la variante de produit.
Pour chaque variante devant créer une course dans ROLLER Karting, utilisez la liste déroulante pour sélectionner le modèle d'exécution correspondant. Par exemple, mappez Karting Full Track Adult sur Adult 15 Lap Race, ou Karting Junior 10 Min sur Junior 10 Min Race.
Si un produit comporte plusieurs variantes (par exemple, versions adulte et enfant), chaque variante apparaît dans sa propre ligne et peut être mappée sur un modèle d'exécution différent.
Laissez toutes les autres variantes non mappées, ou sélectionnez explicitement Non mappé. Les variantes non mappées ne créeront pas de courses, et les réservations associées n'apparaîtront pas dans le planning ROLLER Karting.
Le mappage des variantes de produit est l'étape la plus souvent oubliée lors de la première configuration. Si les réservations d'un établissement apparaissent dans ROLLER mais n'apparaissent pas dans le planning ROLLER Karting, la variante est presque toujours non mappée ici.
Étape 4 : Enregistrer
Sélectionnez Enregistrer en bas de l'écran d'intégration. ROLLER Karting vérifie le mappage. Si quelque chose ne va pas (par exemple, des identifiants manquants), un message d'erreur s'affiche pour vous indiquer ce qu'il faut corriger. Sinon, votre mappage est actif immédiatement.
Étape 5 : Tester le flux
Vérifiez que les réservations transitent de ROLLER vers votre planning ROLLER Karting. Suivez les étapes ci-dessous :
Dans ROLLER, effectuez une réservation de test pour l'un des produits que vous venez de mapper, sur un créneau horaire dans un futur proche.
Basculez vers ROLLER Karting et ouvrez le Planning. La réservation doit apparaître à l'heure correcte sur le calendrier que vous avez mappé, en utilisant le modèle d'exécution que vous avez sélectionné. Un espace réservé pour l'invité s'affiche dans la liste des participants.
De retour dans ROLLER POS, associez une décharge à la réservation. L'espace réservé pour l'invité dans le planning ROLLER Karting se met à jour pour afficher le nom du pilote.
Annulez ou supprimez la réservation test une fois terminé, pour qu'elle n'apparaisse pas dans le planning.
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Si la réservation n'apparaît pas dans ROLLER Karting, vérifiez que le produit est mappé (étape 3) et que la ressource est mappée au calendrier que vous consultez (étape 2).
Mettre à jour les mappages ultérieurement
Revenez à l'intégration chaque fois que votre gamme de produits change dans ROLLER. Suivez le même processus :
Lorsque vous ajoutez un nouveau produit de karting dans ROLLER. Accédez à Settings > Integrations & Advanced Setup > Integrations > ROLLER (pencil icon), faites défiler jusqu'à la section Product Variation to Run Template, et mappez chaque nouvelle variante au bon modèle de course. Enregistrer.
Lorsque vous créez un nouveau modèle de course. Les mappages de produits existants restent inchangés. Si vous souhaitez que les produits existants utilisent le nouveau modèle, revenez à la section Product Variation to Run Template et mettez-les à jour.
Lorsque vous effectuez une réservation avant que le mappage soit terminé. ROLLER Karting n'agit sur les réservations que lorsqu'elles déclenchent un webhook. Les réservations effectuées avant le mappage d'un produit n'apparaîtront pas rétroactivement. Pour les faire apparaître, ouvrez chaque réservation dans ROLLER POS et effectuez une petite modification (par exemple, enregistrez à nouveau la réservation). Cela déclenche à nouveau le webhook et ROLLER Karting le récupère.
Questions fréquentes
Une réservation effectuée dans ROLLER n'apparaît pas dans ROLLER Karting. Que s'est-il passé ?
La cause la plus courante est que la variante du produit n'est pas mappée. Ouvrez Settings > Integrations & Advanced Setup > Integrations, sélectionnez l'icône en forme de crayon à côté de ROLLER, et vérifiez la section Product Variation to Run Template. La variante de la réservation doit avoir un modèle de course sélectionné. Vérifiez également que la ressource de la variante est mappée à un calendrier dans la section Resource to Calendar. Si les deux sont configurés et que la réservation n'apparaît toujours pas, enregistrez à nouveau la réservation dans ROLLER POS pour redéclencher le webhook.
Un nouveau produit est apparu dans ROLLER. La correspondance se fera-t-elle automatiquement ?
Non. Les nouveaux produits commencent toujours avec le statut Non mappé. Vous les verrez lors de votre prochaine modification de l'intégration et pourrez les associer à un modèle de course. Tant que ce n'est pas fait, les réservations liées au nouveau produit ne créeront pas de courses dans ROLLER Karting.
Puis-je associer un produit ROLLER à plusieurs modèles de course ?
Non. Chaque produit est associé à un seul modèle de course. Si vous avez besoin de courses différentes pour le même produit (par exemple, séparation adultes et juniors), utilisez les variantes de produit dans ROLLER et associez chaque variante à son propre modèle de course.
Le nom du pilote peut-il apparaître avant la signature de la décharge ?
Non. Un espace réservé pour l'invité s'affiche dans le planning lorsque la réservation est synchronisée, mais le nom du pilote n'est renseigné qu'une fois la décharge signée dans ROLLER POS. C'est intentionnel. Les établissements de karting exigent une décharge signée avant qu'un pilote puisse prendre la piste.
Que se passe-t-il si une réservation comporte plusieurs invités ?
Chaque invité doit signer sa propre décharge. Un lien vers la décharge est envoyé à toutes les personnes figurant dans la réservation, et chaque décharge signée apparaît séparément dans ROLLER POS. Associez chaque décharge à son invité dans la réservation, et le nom de chaque pilote s'affichera dans le planning ROLLER Karting au fur et à mesure que les décharges sont assignées.
Et ensuite
Une fois l'installation, la configuration des circuits, les modèles d'exécution et la cartographie en place, les réservations arrivent automatiquement dans ROLLER Karting. Deux tâches de configuration restent à effectuer :
Ajoutez vos karts afin que le personnel puisse assigner chaque pilote à un véhicule. Voir Gérer les karts dans ROLLER Karting.
Configurez les écrans d'affichage pour la vue en direct des courses dans votre établissement. Voir Configurer les écrans d'affichage dans ROLLER Karting.
Une fois ces étapes effectuées, vous êtes prêt à lancer des courses : démarrage des courses, attribution des pilotes et gestion des résultats. Voir Lancer une course dans ROLLER Karting.