Retrouvez toutes les réservations revendeurs dans une seule liste, des réservations effectuées par les revendeurs dans votre portail revendeur à celles que votre équipe effectue pour eux dans Venue Manager. Pour chaque article, le rapport indique le revendeur, les invités admis et le nombre de ceux qui ont effectué leur entrée, ainsi que le montant restant dû sur la réservation. Lorsque vient le moment de facturer, filtrez le rapport sur un seul revendeur et exportez-le dans le système que vous utilisez pour émettre vos factures.
Exigence d’ajout
Le portail revendeur est en accès anticipé pour les lieux sur les forfaits Pro, Premium ou Enterprise . Pour l’utiliser, vous avez besoin de l’extension Advanced Channel Management . Cette extension vous donne également accès à des agences de voyage en ligne (OTA).
ROLLER facture un pourcentage du revenu de vos réservations de revendeurs. Les réservations de chaque mois sont facturées sur la facture du mois suivant.
Pour manifester votre intérêt pour l’accès anticipé, contactez votre responsable du succès client ou l’équipe de support.
Ouvrir le rapport
Le rapport des réservations revendeurs se trouve dans la section Invités de Tous les rapports. Si vous l'utilisez souvent, cliquez sur l'icône étoile à côté pour l'ajouter aux Rapports favoris en haut de la page.
La permission requise pour ouvrir le rapport des réservations revendeurs est Peut accéder aux rapports Invités. Les rôles administrateur et gestionnaire disposent de cette permission par défaut.
Depuis Venue Manager, accédez à Rapports > Tous les rapports.
Recherchez et sélectionnez Réservations revendeurs.
Filtrer le rapport
Affinez le rapport sur les réservations d'un revendeur pour la période que vous facturez (par exemple, les réservations du mois dernier pour un voyagiste sur compte).
Filtrer | Ce que ça fait |
|---|---|
Rechercher | Trouve une réservation par son ID de réservation, ou des articles par nom de produit. La recherche ne porte pas sur les noms des revendeurs : utilisez Revendeur pour cela. |
Sélecteur de date | Affiche les articles selon la date pour laquelle ils sont réservés, et non la date à laquelle la réservation a été effectuée. Une réservation comportant des articles à des dates différentes affiche chaque article sous sa propre date. Choisissez Aujourd'hui, Demain, Hier, Le..., Entre..., Dans les prochains... ou Au cours des derniers..., puis un nombre de Jours, Semaines ou Mois. |
Revendeur | Affiche les réservations des revendeurs que vous sélectionnez. Vous pouvez rechercher dans la liste et en sélectionner plusieurs. |
Statut | Affiche les réservations avec les statuts que vous sélectionnez. Vous pouvez en sélectionner plusieurs. Les options se trouvent dans le tableau suivant. |
Produit | Affiche les articles pour les produits que vous sélectionnez. La liste contient les produits de votre établissement regroupés par type, y compris les types que les revendeurs ne peuvent pas réserver, comme les cartes-cadeaux et les adhésions. |
Statut propose ces options :
Statut | Affiche |
|---|---|
Tout | Réservations avec n'importe quel statut |
Tout réservé | Réservations qui ne sont ni annulées ni en brouillon d'établissement : En attente, Sur compte, Offert, Partiellement payé et Intégralement payé |
En attente | Réservations sans paiement effectué, y compris les réservations provisoires en attente de paiement avant la fin de leur blocage |
Sur compte | Réservations facturées sur le compte du revendeur, avec un solde encore dû |
Offert | Réservations ne nécessitant aucun paiement |
Partiellement payé | Réservations dont une partie du coût a été réglée et pour lesquelles un solde reste dû |
Entièrement payé | Réservations intégralement payées, sans solde restant dû |
Annulé | Réservations annulées |
Brouillon d'établissement | Réservations enregistrées en tant que brouillon dans Venue Manager. Un brouillon ne bloque pas de capacité |
Après avoir modifié un filtre, sélectionnez Appliquer les filtres.
Ce que le rapport affiche
Utilisez les totaux pour avoir un aperçu rapide des dates choisies, et les lignes pour vérifier chaque réservation avant de créer une facture. Chaque ligne correspond à un article dans une réservation, avec Quantité indiquant le nombre réservé (ex. une ligne pour 2 billets jacuzzi adulte).
Une réservation avec différents articles, comme des billets jacuzzi et des serviettes de bain, prend une ligne pour chacun. Un forfait compte comme un seul article, il occupe donc une seule ligne quel que soit son contenu.
Total (TTC) | Ce qu'il affiche |
|---|---|
Réservations | Le nombre de réservations, en comptant chaque réservation une seule fois, quel que soit le nombre d'articles qu'elle contient |
Participants | Le total des invités admis par les articles filtrés, additionnés |
Valeur totale | Le Total de tous les articles filtrés additionnés, y compris les réservations annulées et payées, sauf si vous les filtrez dans Statut |
Colonne | Ce qu'il affiche |
|---|---|
ID revendeur | L'ID du revendeur dans ROLLER |
Revendeur | Le revendeur par ou pour lequel la réservation a été effectuée |
ID de réservation | L'identifiant de la réservation. Sélectionnez-le pour afficher les détails de la réservation dans un panneau latéral, puis sélectionnez Accéder à la réservation pour l'ouvrir |
Article | Ce qui a été réservé. Un produit avec une variante affiche le nom du produit, puis la variante (ex. : Forest Hot Tub Experience - Adulte). Un forfait n'occupe qu'une seule ligne : ses inclusions n'ont pas de ligne propre |
Quantité | Le nombre d'articles réservés |
Participants | Le nombre d'invités admis par l'article (ex. : 0 pour une serviette de bain) |
Enregistré | Nombre d'articles utilisés jusqu'à présent. Pour les billets, il s'agit du nombre d'invités ayant effectué leur enregistrement. |
Total (TTC) | Le total de l'article, incluant les modificateurs et après application des réductions. Le total d'un forfait inclut le coût de ses inclusions. Les articles d'une réservation offerte affichent 0,00. |
Total de la réservation | Le total de l'ensemble de la réservation, répété sur chacun des articles de la réservation |
Solde | Le montant encore dû sur l'ensemble de la réservation, répété sur chacun des articles de la réservation |
Statut | Le statut actuel de la réservation (ex. : Sur compte). Consultez le tableau des statuts présenté plus tôt dans ce guide |
Date de réservation | La date pour laquelle l'article est réservé |
Exporter les réservations des revendeurs pour les facturer
Exportez les réservations de vos revendeurs pour le mois afin de les importer dans le système depuis lequel vous émettez vos factures.
Depuis Venue Manager, accédez à Rapports > Tous les rapports, puis recherchez et sélectionnez Réservations revendeurs.
Sélectionnez le sélecteur de date, puis sélectionnez Au cours des derniers....
Saisissez le nombre de mois, de semaines ou de jours, puis choisissez Mois, Semaines ou Jours.
Sélectionnez Appliquer.
(Facultatif) Pour exporter les réservations d'un seul revendeur, recherchez et sélectionnez le revendeur dans Revendeur. Laissez ce champ vide pour exporter tous les revendeurs, puis triez par ID revendeur dans votre tableur.
Dans Statut, sélectionnez les statuts à inclure (par ex. En attente, Sur compte et Partiellement payé pour les réservations avec un solde restant dû).
Sélectionnez Appliquer les filtres.
Sélectionnez le bouton de téléchargement en haut à droite du rapport.
Sélectionnez Exporter vers Excel ou Exporter vers CSV.
Sélectionnez M'avertir quand c'est prêt.
ROLLER prépare le fichier en arrière-plan, vous pouvez donc continuer à travailler. Lorsqu'il est prêt, un point rouge apparaît sur l'icône notifications (cloche) en bas du menu de gauche. Sélectionnez la cloche, puis sélectionnez l'icône de téléchargement à côté de votre rapport.
Un export de tous les revendeurs affiche l'ID et le nom du revendeur sur chaque ligne. Pour le diviser par revendeur, triez par ID revendeur.
Calculer ce que doit un revendeur
Avant de facturer, calculez ce que chaque revendeur doit pour les dates exportées. Solde correspond à ce qui reste dû sur l'ensemble de la réservation. Une réservation avec plusieurs lignes affiche donc le même solde sur chaque ligne. Si vous additionnez toute la colonne, vous comptez le solde de cette réservation plusieurs fois.
Dans votre tableur, triez les lignes par ID revendeur, puis par ID de réservation.
Pour chaque réservation, prenez le Solde depuis l'une de ses lignes.
Additionnez ces montants pour chaque revendeur.
Par exemple, un revendeur a deux réservations avec un solde dû :
La réservation A comporte deux lignes, une pour 2 billets jacuzzi adulte et une pour 2 billets sauna adulte. Un solde de 184,00 est dû, donc 184,00 apparaît sur les deux lignes.
La réservation B comporte une ligne, pour 2 billets de bain à remous adulte, avec 92,00 € dus.
La colonne Solde entière totalise 460,00 (184,00 + 184,00 + 92,00), mais le revendeur doit 276,00 (184,00 + 92,00).
Marquer les réservations sur compte comme payées
Pour maintenir le Solde à jour dans ce rapport et dans le dossier du revendeur, marquez chaque réservation comme payée lorsque le revendeur vous règle. Depuis la réservation, sélectionnez Encaisser un paiement, puis choisissez le mode de paiement utilisé (p. ex. Virement bancaire). Le Solde indique ensuite ce qui reste dû.
Vous n'êtes pas obligé d'enregistrer les paiements des revendeurs dans ROLLER : de nombreux établissements les suivent uniquement dans leur système de facturation.
Pour en savoir plus, consultez le guide Créer et gérer des réservations de revendeurs dans Venue Manager.
FAQs
Pourquoi le solde est-il supérieur à ce que doit le revendeur ?
Le Solde correspond à ce qui reste dû sur l'ensemble de la réservation ; ainsi, une réservation comportant plusieurs lignes l'affiche sur chacune d'elles. Additionner la colonne comptabilise ces réservations plusieurs fois. Prenez le solde de chaque réservation une seule fois, comme dans la section Calculer ce que doit un revendeur plus haut dans ce guide. Le total de la réservation fonctionne de la même façon.
Comment voir tout ce qu'un revendeur doit ?
Accédez à Invités > Revendeurs, ouvrez le revendeur et sélectionnez l'onglet Réservations. Le Solde en haut additionne les montants dus sur toutes leurs réservations En attente, Sur compte et Partiellement payées, quelle que soit leur date. Ce rapport affiche uniquement les montants dus sur les réservations comprises dans la période que vous avez filtrée. Pour en savoir plus, consultez Voir les réservations et le solde d'un revendeur dans le guide Créer et gérer des réservations de revendeurs dans Venue Manager.
Pourquoi la valeur totale est-elle différente de ce que doit le revendeur ?
La valeur totale additionne le coût des articles filtrés, qu'ils soient payés ou non. Elle inclut les réservations Entièrement payées et Annulées, sauf si vous les excluez via le filtre Statut.
Le rapport inclut-il les réservations que mon équipe effectue pour un revendeur ?
Oui. Les réservations que votre équipe effectue pour un revendeur dans Venue Manager apparaissent ici, ainsi que les réservations que le revendeur effectue dans votre portail revendeur.
Les réservations annulées sont-elles incluses ?
Oui, avec le statut Annulé. Pour les exclure, sélectionnez Toutes les réservées dans Statut, puis sélectionnez Appliquer les filtres.
Pourquoi un forfait apparaît-il sur une seule ligne ?
Le rapport liste un forfait comme un seul élément, et non chaque article qu'il contient. Son Total correspond au coût de l'ensemble du forfait, et Enregistré indique le nombre d'invités ayant effectué leur enregistrement (p. ex. 10 pour un forfait de 10 invités, et non 20 pour sa séance de saut et sa pizza).
Pourquoi la recherche d'un produit ne trouve-t-elle pas les forfaits qui l'incluent ?
Le rapport affiche chaque forfait sur une ligne, donc la recherche et le champ Produit correspondent au forfait, et non aux produits qu'il contient (p. ex. des chaussettes antidérapantes incluses dans un forfait). Recherchez ou sélectionnez plutôt le forfait.
Pourquoi ne puis-je pas voir le rapport Réservations revendeurs ?
Il s'affiche uniquement pour les établissements configurés pour utiliser des revendeurs, et vous devez disposer de l'autorisation Peut accéder aux rapports Invités.
Pour demander l'accès aux fonctionnalités revendeur, contactez votre gestionnaire de succès client ou l'équipe de support.