Configurer et connecter les OTA

Vendez vos billets sur Viator (et Tripadvisor), GetYourGuide, Tiqets, Klook, Trip.com et Headout à partir des produits que vous configurez une seule fois dans ROLLER. Chaque agence de voyages en ligne (OTA) vend selon votre disponibilité en temps réel. Chaque réservation OTA apparaît dans Venue Manager avec vos autres réservations. Lorsque vous ajoutez une deuxième ou une troisième OTA, vous l'activez dans les variantes que vous avez déjà configurées et vous lui attribuez ses propres tarifs.

Utilisez ce guide pour activer une OTA, configurer les produits qu'elle vend et les faire mapper et tester.

Ce que vous allez faire

Connectez une OTA en suivant ces étapes :

1. Si votre établissement ne dispose pas encore du module complémentaire Advanced Channel Management, un contact propriétaire du compte doit accepter les conditions et l'ajouter.

2. Activez l'OTA dans Venue Manager.

3. Créez vos produits pour les ventes OTA.

4. Configurez chaque variante avec des prix TTC, Vendre, ses tarifs et un Type de revendeur.

5. Envoyez à l'OTA ce dont elle a besoin pour mapper vos produits.

6. Effectuez une réservation de test.

Avant de commencer

Préparez ces éléments pour que l'OTA puisse identifier votre établissement et mapper vos produits sans délai :

• Le module complémentaire Advanced Channel Management. Rien à payer tant que les réservations OTA n'arrivent pas, vous pouvez donc l'ajouter pendant que vous attendez votre compte fournisseur OTA. Vous l'ajoutez à l'étape 1.

• Un compte fournisseur auprès de chaque OTA. Utilisez les mêmes coordonnées professionnelles que dans ROLLER. L'OTA les utilise pour identifier votre établissement lors du mapping de vos produits. La plupart des OTA nécessitent un compte distinct pour chaque établissement.

• Du temps pour effectuer la transition, si vous vendez déjà sur l'OTA via un autre système de réservation (ex. Rezdy). La plupart des OTA ne peuvent pas se connecter à deux systèmes simultanément, donc l'OTA transfère votre connexion vers ROLLER. Comptez 3 à 5 jours ouvrables. Pour Headout, demandez à Headout combien de temps cela prend.

Si vous gérez plusieurs établissements depuis le siège, vous pouvez créer vos pass séance et pass standard au niveau du siège. Ensuite, dans chaque établissement géré, ajoutez le module complémentaire Advanced Channel Management, activez l'OTA et activez Vendre pour celui-ci dans chaque variante. Le siège ne prend pas encore en charge les connexions OTA.

Seul un contact propriétaire du compte de votre établissement peut accepter les conditions du module complémentaire et l'ajouter. Si vous n'en êtes pas un, demandez à quelqu'un de l'ajouter. Les autorisations requises pour connecter une OTA et configurer ses produits sont Can access external service settings, Can create products et Can edit products. Le rôle administrateur dispose des trois autorisations activées par défaut. Le rôle gestionnaire dispose des deux autorisations liées aux produits par défaut.

Ce dont vos produits OTA ont besoin dans ROLLER

Voici un résumé de ce dont vos produits ont besoin dans ROLLER avant qu'un OTA puisse les vendre. Les étapes 2 et 3 vous expliquent comment procéder.

• Type de produit : les OTA peuvent uniquement vendre des pass séance et des pass standard.

• Taxe : les prix OTA incluent la taxe. Si les tarifs de votre établissement n'incluent pas les taxes, remplacez la taxe dans chaque variante que vous vendez via un OTA et configurez-la comme toutes taxes comprises (voir étape 3).

• Durée de séance : définissez la Durée de séance d'un pass séance sur par séance. Les OTA ne peuvent pas vendre un pass séance défini par invité.

• Prix : Vous définissez les prix de chaque OTA dans les paramètres de chaque variante de produit que vous vendez via celui-ci (voir étape 3). Les règles de tarification ne s'appliquent pas aux tarifs OTA.

• Type de revendeur : la catégorie de billet sous laquelle un OTA répertorie une variante dans son annonce (par exemple, Adulte ou Enfant). Chaque type ne peut être utilisé qu'une seule fois par produit. Pour une deuxième version du même billet (ex. un billet Adulte VIP), créez un autre produit.

• Séances planifiées : pour un pass séance, seules les séances figurant dans un planning apparaissent sur l'OTA.

Étape 1 : Activer l'OTA

Activer un OTA dans ROLLER l'active pour votre établissement. L'OTA s'affiche ensuite dans les paramètres de vos variantes de pass séance et de pass standard, où vous définissez ses tarifs et son type de revendeur (par exemple, Adulte ou Enfant) en vue du mappage.

1. Dans Venue Manager, accédez à Paramètres > Gestion des canaux > Agences de voyages en ligne.

2. Si votre établissement ne dispose pas encore du module complémentaire Advanced Channel Management, sélectionnez Ajouter maintenant. Vérifiez le coût et les conditions, puis sélectionnez Accepter et ajouter.

   Si vous voyez Accès administrateur requis, demandez à un contact propriétaire du compte de votre établissement de l'ajouter.

3. Si vous voyez Activer les agences de voyages en ligne, sélectionnez cette option.

4. Trouvez l'OTA et sélectionnez Activer.

Pour toutes les OTA sauf GetYourGuide, la page s'actualise et affiche sa clé API. Vous copierez cette clé pour l'envoyer à l'OTA à l'étape 4.

GetYourGuide n'utilise pas de clé API. Vous enregistrez votre identifiant fournisseur GetYourGuide dans ses Paramètres à la place (voir étape 4).

Lors de la première activation d'une OTA, ROLLER crée une entreprise à son nom (par ex. Viator). Chaque réservation provenant de cette OTA est liée à cette entreprise, et vous pouvez voir le total des dépenses de l'OTA dans Invités > Entreprises.

Pour consulter les réservations, utilisez le filtre Entreprises dans les rapports OTA (voir Rapports et réconciliation des réservations OTA). Vous ne pouvez pas modifier l'entreprise d'une OTA ni effectuer de réservations pour celle-ci dans Venue Manager.

Étape 2 : Créez vos produits pour les ventes OTA

Un produit dédié aux ventes OTA vous permet de définir des prix OTA sans modifier ce que les invités achètent dans votre propre interface de commande.

Créez un pass séance ou un pass standard pour les ventes OTA. Consultez les guides Créer des produits pass séance et Créer des produits pass standard.

Limitez la capacité que les OTA peuvent vendre (facultatif)

1. Depuis Venue Manager, accédez à Paramètres > Ressources et créez une ressource pour les ventes OTA (par ex. allocation OTA). Définissez sa capacité selon le nombre de places que vous réservez aux OTA.

2. Dans le champ Ressource du produit, ajoutez la ressource OTA et votre ressource principale d'établissement.

3. Dans chaque variante, placez les deux ressources sur des lignes séparées. Dans la première ligne, sélectionnez le menu déroulant des ressources et supprimez la ressource OTA. Ajoutez-la ensuite dans une nouvelle ligne.

La ressource principale de votre établissement gère votre capacité globale, et la ressource OTA gère la part que les OTA peuvent vendre. Chaque réservation OTA nécessite de la place dans les deux ressources, ce qui empêche les OTA de vendre plus que ce que vous avez alloué ou plus que ce que votre établissement peut accueillir.

Ne placez pas les deux ressources dans la même ligne. ROLLER les traite alors comme un groupe de ressources et remplit l'une avant l'autre. Cela augmente ce que les OTA peuvent vendre au lieu de le limiter.

Étape 3 : Configurer chaque variante pour vos OTA

Chaque variante devient un billet sur le site de l'OTA (par ex. Adulte ou Enfant), avec son propre prix sur chaque OTA. Suivez ces étapes pour chaque variante que vous souhaitez vendre.

Les OTA affichent un prix tout taxes comprises aux invités, donc Vendre reste grisé tant que la variante n'est pas tax inclusive. Si les tarifs de votre établissement incluent déjà la taxe, ignorez cette partie des étapes.

Taxes incluses et votre prix de commande

Cela s'applique uniquement si vous vendez le même produit dans votre propre outil de commande et sur des OTA. Si le produit est uniquement destiné à la vente via des OTA, vous pouvez ignorer cette étape.

Activer Taxes incluses modifie le prix propre de la variante, c'est-à-dire ce que les invités paient dans votre outil de commande. Ce prix inclut désormais la taxe, donc les invités paieraient moins qu'avant. Augmentez-le du montant de la taxe afin qu'ils paient le même total. Vos prix OTA sont définis séparément et ne changent pas.

Par exemple, si votre prix au Commander était de 30 $ plus 10 % de taxe (33 $ au total), changez-le en 33 $.

Quoi saisir pour chaque prix

Dans la ligne de l'OTA dans le tableau des partenaires distributeurs, saisissez trois prix, tous taxes incluses :

Par exemple, un billet à 35 $ sur votre site web vendu à 30 $ sur une OTA qui prend 20 % a un tarif Vente de 30 $, un tarif Revenu de 24 $ et un PVCS de 35 $.

Règles du type de revendeur

Chaque Type de revendeur ne peut être utilisé qu'une seule fois par produit ; les types utilisés par d'autres variantes sont donc grisés. Viator et GetYourGuide grisent également les types qu'ils n'acceptent pas une fois que vous activez Vendre pour eux (voir Ce qui diffère selon l'OTA dans ce guide). Une nouvelle variante OTA ne peut pas être enregistrée sans un Type de revendeur.

L'enregistrement du produit envoie les prix et le Type de revendeur de chaque variante aux OTA que vous avez activés. Les modifications peuvent prendre jusqu'à une heure avant d'apparaître sur le site de l'OTA.

Étape 4 : Envoyez à l'OTA ce dont il a besoin pour mapper vos produits

Le mapping connecte chaque annonce OTA à un produit ROLLER. L'OTA vend ensuite à partir de votre disponibilité en temps réel, et ses réservations arrivent directement dans ROLLER.

• Pour la plupart des OTA, fournissez-leur la clé API que vous avez copiée à l'étape 1.

• L'OTA associe ensuite les produits ROLLER que vous avez configurés pour son OTA à ses annonces, y compris les paramètres de tarification, de produit, de variante et les types de revendeurs.

• Chaque OTA gère le contenu de ses propres annonces (par exemple les photos et les descriptions) dans son portail, et prend en charge les questions relatives au mapping.

• Ouvrez votre OTA pour savoir à qui envoyer la clé et ce dont il a besoin.

Étape 5 : Effectuer une réservation test

Une réservation test permet de vérifier que les réservations, les rapports et les annulations circulent correctement entre l'OTA et ROLLER avant que les invités ne commencent à réserver. Certaines OTA ne permettent pas d'en effectuer une. Si ce n'est pas possible, vérifiez la première vraie réservation à sa réception.

1. Vérifiez que vos produits s'affichent correctement sur le site de l'OTA.

2. Effectuez une réservation test sur le site de l'OTA, ou attendez la première vraie réservation.

3. Vérifiez que la réservation apparaît dans ROLLER avec les bons détails.

4. Dans Venue Manager, accédez à Rapports > Tous les rapports et vérifiez que la réservation apparaît dans Ventes d'articles de réservation par partenaire de distribution et Ventes de produits par partenaire de distribution.

5. Annulez la réservation test sur le site de l'OTA et vérifiez que l'annulation apparaît dans ROLLER.

Pour vérifier ce que chaque OTA vous doit par rapport à ROLLER, consultez le guide Rapport et réconciliation des réservations OTA.

Ce qui diffère selon l'OTA

La configuration est en grande partie identique pour toutes les OTA. Consultez ce tableau avant de configurer vos variantes afin de ne saisir que ce que chaque OTA utilise.

Un pass de groupe se vend comme un seul billet pour l'ensemble du groupe. L'OTA reçoit l'identifiant de chaque billet pour son e-mail de confirmation, mais l'invité reçoit un seul billet. Nommez le produit de façon à ce que les invités sachent ce qu'ils achètent. Par exemple : 1 heure de saut (1 billet pour une famille de 4 personnes).

GetYourGuide n'affiche un pass de groupe que lorsque l'invité choisit exactement cette taille de groupe ; un produit pour 4 personnes ne s'affiche donc pas quand un invité choisit 5. Créez un produit pour chaque taille de groupe que vous souhaitez vendre.

Ajouter un autre OTA ou produit ultérieurement

Vos produits sont déjà configurés pour les OTA. Ajouter un OTA ou un produit ne fait que répéter les étapes qui changent :

• Ajouter un autre OTA : créez un compte fournisseur auprès de celui-ci, puis suivez l'Étape 1, l'Étape 3 (activez Vendre pour le nouvel OTA dans chaque variante), l'Étape 4 et l'Étape 5 de ce guide.

• Vendre un autre produit : suivez l'Étape 2 et l'Étape 3, puis demandez à chaque OTA de mapper le nouveau produit.

• Modifier ce qu'un OTA facture : modifiez le prix de Vente de cet OTA dans la variante.