Planifiez les jours à venir et effectuez le suivi des réservations impayées en vérifiant chaque réservation pour les dates de votre choix. Pour chaque réservation, le rapport indique la date d'arrivée des invités, le nombre de personnes attendues, la valeur de la réservation et le montant encore dû. Le total Non payé affiché en haut indique le montant encore à percevoir sur l'ensemble de ces réservations.
La permission requise pour accéder au rapport Réservations est Can access Sales reports. Les rôles d'administrateur et de manager disposent de cette permission par défaut. Le personnel disposant de la permission Can view bookings peut également y accéder. Les rôles d'administrateur, de manager et d'agent de réservation disposent de cette permission par défaut.
Ouvrir le rapport
Le rapport Réservations se trouve dans la section Ventes de Tous les rapports. Si vous l'utilisez souvent, sélectionnez l'icône en forme d'étoile à côté pour l'ajouter aux Rapports favoris en haut de la page.
Dans Venue Manager, accédez à Rapports > Tous les rapports.
Recherchez et sélectionnez Réservations.
Filtrer le rapport
Affinez le rapport pour n'afficher que les réservations sur lesquelles vous devez agir (par exemple, les réservations du lendemain qui ne sont pas annulées).
Filtrer | Ce que ça fait |
|---|---|
Rechercher | Recherchez une réservation par son ID de réservation, par le nom de la réservation ou par le prénom ou le nom du titulaire de la réservation. |
Sélecteur de date | Affiche les réservations en fonction de la date de visite prévue des invités, et non de la date de paiement. Pour une réservation avec des articles sur plusieurs dates, le rapport utilise la date la plus ancienne. |
Statut | Affiche les réservations avec un statut unique ou un groupe de statuts. Les options se trouvent dans le tableau suivant. |
Après avoir modifié un filtre, sélectionnez Appliquer les filtres.
Statut | Affiche |
|---|---|
Tout | Réservations avec n'importe quel statut |
Tout réservé | Réservations qui ne sont pas annulées ni en brouillon d'établissement : En attente, Sur le compte, Offert, Partiellement payé et Entièrement payé |
En attente | Réservations sans paiement effectué, y compris les réservations provisoires en attente de paiement avant l'expiration de leur délai de rétention |
Sur le compte | Réservations de revendeurs facturées sur le compte du revendeur, avec un solde encore dû. Vous ne verrez ces éléments que si vous disposez du module complémentaire de gestion avancée des canaux et si vous acceptez des réservations de revendeurs sur compte. Pour en savoir plus, consultez le guide Démarrer avec le portail revendeur |
Offert | Réservations ne nécessitant aucun paiement |
Partiellement payé | Réservations avec une partie du coût payée et un solde encore dû |
Entièrement payé | Réservations payées intégralement, sans solde restant dû |
Annulé | Réservations annulées |
Brouillon d'établissement | Réservations enregistrées comme brouillon dans Venue Manager ou initiées depuis la réponse au formulaire d'un invité. Un brouillon ne réserve pas de capacité |
Pour afficher plus de colonnes, regrouper des lignes ou télécharger le rapport, consultez le guide Filtrer, personnaliser et télécharger un rapport.
Ce que montre le rapport
Les totaux vous donnent une vue d'ensemble pour les dates filtrées. Chaque ligne correspond à une réservation que vous pouvez ouvrir et sur laquelle vous pouvez agir.
Total (TTC) | Ce qu'elle affiche |
|---|---|
Ventes | La valeur des réservations filtrées, sans compter les réservations offertes |
Non payé | Le solde restant dû sur les réservations filtrées |
Billets | Le nombre d'invités attendus dans les réservations filtrées, calculé de la même façon que le Headcount |
Lorsque le Statut est défini sur Tous, les réservations annulées sont comptabilisées dans les Ventes et les Billets. Pour les exclure, sélectionnez Toutes les réservées.
Les colonnes marquées (masquées) ne s'affichent pas tant que vous ne les ajoutez pas. Pour en ajouter une, faites un clic droit sur la grille et sélectionnez-la.
Colonne | Ce qu'elle affiche |
|---|---|
Date de réservation | La date à laquelle les invités sont attendus (ex. le samedi d'un anniversaire réservé trois semaines à l'avance). Pour un produit sans date de visite définie, il s'agit de la date à laquelle la réservation a été effectuée. Pour un pass valable un nombre de jours défini à partir de l'échange (ex. un pass 7 jours), cette date change pour le jour où l'invité l'utilise pour la première fois |
Heure de la séance | L'heure de début de la séance de la réservation (ex. 10:00 AM pour une séance de saut). Si la réservation comporte des séances à des horaires différents, la plus ancienne est affichée |
ID de réservation | L'ID de la réservation. Sélectionnez-le (ex. pour vérifier les détails d'un groupe avant d'appeler l'hôte) afin d'afficher les détails de la réservation dans un panneau latéral, puis sélectionnez Accéder à la réservation pour l'ouvrir |
Effectif | Invités attendus, en fonction des pass et des forfaits de groupe inclus dans la réservation. Un forfait de groupe comptabilise les invités inclus ainsi que les invités supplémentaires ajoutés (ex. 12 pour un groupe de 10 invités avec 2 invités en plus) |
Montant | La valeur totale de la réservation (articles de réservation moins les éventuelles réductions), qu'elle ait été payée ou non. Un groupe à 300 $ avec une réduction de 50 $ affiche 250 $ |
Solde | Le solde restant dû sur la réservation (ex. : 200 $ lorsqu'un invité a payé un acompte de 50 $ sur un groupe à 250 $) |
Statut | Le statut de la réservation (ex. : Partiellement payé pour un groupe avec un acompte versé). Consultez le tableau des statuts en début de ce guide |
Nom de la réservation | Le nom de la réservation (ex. : anniversaire 7 ans de Mia). Si aucun nom de réservation n'a été saisi, c'est le nom du titulaire de la réservation qui s'affiche |
Entreprise (masqué) | L'entreprise associée à une réservation d'entreprise (ex. : l'école pour un groupe scolaire) |
Nom du contact (masqué) | Le prénom et le nom du titulaire de la réservation, même lorsque la réservation possède son propre nom de réservation (ex. : Sam Lee pour une réservation intitulée Anniversaire 7 ans de Mia) |
E-mail (masqué) | L'adresse e-mail du titulaire de la réservation (ex. : pour envoyer un rappel avant la visite) |
Mobile (masqué) | Le numéro de mobile du titulaire de la réservation (ex. : pour appeler ou envoyer un SMS à un invité concernant un solde impayé) |
Canal (masqué) | L'origine de la réservation (ex. : POS pour une entrée sans réservation, Commander en ligne pour un invité réservant depuis votre site web, ou Venue Manager pour une réservation par téléphone) |
Date de transaction | La date et l'heure de création de la réservation, dans le fuseau horaire de votre établissement (ex. : 8 h 14 le 3 octobre, pour un groupe le 25 octobre) |
Source de référence (masqué) | Affiche Google pour les réservations effectuées via Google Things to Do (ex. : un invité qui a trouvé votre établissement sur Google Maps et y a réservé) |
Faire le suivi des réservations avec un solde dû
Les réservations avec un solde dû représentent des paiements que vous n'avez pas encore encaissés. Repérez-les avant la date de visite pour contacter les invités tant qu'il est encore temps.
Dans Venue Manager, accédez à Rapports > Tous les rapports, puis recherchez et sélectionnez Réservations.
Sélectionnez le sélecteur de dates et choisissez les dates à vérifier (ex. : Dans les prochains... 7 jours).
Dans Statut, sélectionnez Toutes les réservées pour exclure les réservations annulées.
Sélectionnez Appliquer les filtres.
Sélectionnez l'en-tête de colonne Solde pour trier les réservations par montant restant dû.
Sélectionnez un ID de réservation, puis sélectionnez Accéder à la réservation pour ouvrir la réservation et effectuer un suivi.
Le total Impayé indique le montant total encore à percevoir pour ces dates.
Envoyer les réservations du jour à votre équipe par e-mail
Envoyez les réservations de chaque jour aux personnes qui s'en occupent (ex. hôtes de groupe ou cuisine), sans que personne n'ait à ouvrir Venue Manager. Les destinataires n'ont pas besoin d'un identifiant ROLLER. Un rapport planifié envoie chaque réservation et chaque colonne pour la période. Il ne conserve pas vos filtres ni les colonnes que vous avez masquées.
Pour en configurer un, consultez le guide Envoyer des rapports par e-mail selon un planning.
FAQs
En quoi ce rapport diffère-t-il de Toutes les réservations ?
Il affiche les mêmes réservations que Réservations > Toutes les réservations dans Venue Manager, avec les totaux des ventes, des soldes impayés et des billets en haut. Pour exporter les réservations avec les données de formulaire saisies par les invités, utilisez Toutes les réservations. Pour savoir comment procéder, consultez le guide Gérer les réservations depuis Toutes les réservations dans Venue Manager.
Pourquoi le total Ventes est-il inférieur à la somme de la colonne Montant ?
Ventes exclut les réservations offertes. Leur valeur apparaît tout de même dans Montant pour chaque réservation.
Que comptabilise l'Effectif ?
Les invités attendus, selon les pass et les forfaits de groupe inclus dans chaque réservation. Il s'agit des personnes ayant réservé, pas de celles qui se sont présentées. Pour comparer les invités ayant réservé et ceux enregistrés pour une journée, consultez le guide Rapport récapitulatif quotidien.
Comment exclure les réservations annulées ?
Dans Statut, sélectionnez Toutes les réservées, puis sélectionnez Appliquer les filtres.
Puis-je voir par quel canal une réservation a été effectuée ?
Oui. Ajoutez la colonne Canal : faites un clic droit sur la grille et sélectionnez Canal.
Puis-je filtrer les réservations par source de référence ?
La colonne Source de référence affiche Google pour les réservations effectuées via Google Things to Do. Ajoutez la colonne, puis téléchargez le rapport et filtrez-le dans votre tableur.