Avec les formulaires ROLLER, vous pouvez créer des formulaires de demande de réservation pour votre site web, par exemple pour des réservations de groupe ou des événements d'entreprise. Lorsque les invités soumettent leurs demandes, elles apparaissent dans le centre d'activité dans Venue Manager. De là, vous pouvez facilement les examiner et les convertir en réservations.
Pour vous assurer que les demandes des invités parviennent au centre d'activité, définissez le type de formulaire sur Demande et assurez-vous que Centre d'activité est sélectionné dans les paramètres de notification du centre d'activité. Vous pouvez également définir quels rôles du personnel peuvent consulter les nouvelles demandes dans ces paramètres.
Convertir une demande en réservation
Voici comment créer une réservation à partir d'une soumission de demande dans le centre d'activité :
Depuis Venue Manager, accédez au Centre d'activité.
Sélectionnez une soumission de demande pour afficher les détails et les réponses de l'invité dans le panneau de droite.
Sélectionnez Créer une réservation en bas du panneau de droite.
Cela ouvre l'onglet Documents pour une réservation brouillon, qui inclut un lien vers le formulaire de demande de l'invité. La réservation brouillon n'est pas sauvegardée si vous quittez la page avant de la réserver ou de la mettre en attente.
Sélectionnez le formulaire pour consulter les réponses au formulaire de demande.
Vous pouvez utiliser les coordonnées de l'invité fournies pour confirmer les détails par e-mail ou par téléphone.
Si vous confirmez les détails par e-mail, vous pouvez utiliser le flux d'activité de la réservation pour envoyer des e-mails aux invités. Ainsi, toutes les réponses par e-mail des invités apparaîtront dans le centre d'activité pour que vous ou votre équipe puissiez les traiter.
Lorsque vous êtes prêt à ajouter des articles à la réservation :
Accédez à l'onglet Disponibilités dans le panneau de droite.
Utilisez les réponses de l'invité dans le formulaire comme point de référence.
Sélectionnez la date de réservation, recherchez et sélectionnez les produits disponibles, l'heure de séance, le nombre d'invités et les autres exigences.
Lorsque vous êtes prêt, sélectionnez Ajouter [#] articles à la réservation.
Mettez la réservation en attente provisoire pour une durée définie ou réservez-la. La réservation est sauvegardée et son statut est mis à jour.
En savoir plus sur la modification des réservations et la gestion des réservations provisoires.
Encaisser un paiement ou envoyer une facture
Après avoir créé la réservation, vous pouvez encaisser un paiement en sélectionnant Encaisser un paiement ou envoyer une facture en sélectionnant Nouvelle facture.
En savoir plus sur la création de réservations et l'encaissement des paiements dans Venue Manager
Marquer une demande comme traitée
Revenez au Centre d'activité et survolez la demande.
Sélectionnez l'icône ✓ pour la marquer comme traitée.
Vous trouverez cette demande sous l'onglet Terminé.
En savoir plus sur la gestion des notifications et des tâches dans le Centre d'activité