Lorsqu'un membre du personnel change de rôle ou quitte l'établissement, mettez à jour ou supprimez son compte afin qu'il n'accède qu'à ce dont son poste a besoin dans ROLLER.
Mettez également à jour les contacts de votre établissement si un propriétaire ou un responsable change. Les propriétaires de compte et les contacts de facturation reçoivent vos factures ROLLER et vos avis de renouvellement, et les contacts techniques reçoivent les alertes de sécurité (par exemple lorsqu'une personne ajoute un administrateur). Avec les bonnes personnes assignées, rien d'important n'ira à quelqu'un qui est parti.
Ce guide vous explique comment modifier ou supprimer un compte du personnel et assigner ou retirer des contacts d'établissement. Pour ajouter une nouvelle personne, consultez le guide Créer des membres du personnel.
Pour créer un compte du personnel, consultez le guide Créer des membres du personnel.
Regardez la vidéo pour voir la configuration de votre équipe dans Venue Manager. Elle couvre le choix des rôles, l'ajout et la modification du personnel, l'assignation de contacts d'établissement et l'activation de l'authentification multifacteur (MFA). La MFA ajoute une vérification supplémentaire lorsque le personnel se connecte.
Modifier les informations du personnel
La permission requise pour modifier ou supprimer des comptes du personnel et gérer les contacts de l'établissement est Peut accéder aux paramètres du personnel. Le rôle d'administrateur dispose de cette permission activée par défaut. Vous ne pouvez modifier ou supprimer que les membres du personnel dont le rôle a les mêmes permissions que le vôtre ou moins.
Depuis Venue Manager, accédez à Paramètres > Personnel > Tout le personnel.
Sélectionnez le menu d'options (3 points) pour le membre du personnel, puis sélectionnez Modifier.
Mettez à jour le Prénom, le Nom, le Nom d'affichage, le Rôle ou le Numéro de contact.
Pour modifier leur code PIN PDV, sélectionnez Modifier le code PIN PDV et entrez le nouveau code PIN.
Pour leur envoyer un lien de réinitialisation du mot de passe, sélectionnez Envoyer le lien de réinitialisation à côté de Mot de passe. ROLLER leur envoie par e-mail un lien pour définir un nouveau mot de passe.
Sélectionnez Enregistrer.
Vous pouvez également effectuer ces modifications depuis le menu options (3 points) sur la page Tout le personnel, sans ouvrir les détails du membre du personnel :
Définir le code PIN PDV : entrez un nouveau code PIN PDV, ou laissez le champ vide pour supprimer leur code PIN.
Renvoyer l'invitation : envoyer à nouveau l'e-mail d'invitation à un membre du personnel qui n'a pas encore activé son compte.
Réinitialiser la MFA : effacer la configuration de l'authentification multifacteur afin que le membre du personnel s'inscrive à nouveau lors de sa prochaine connexion à Venue Manager. Pour en savoir plus, consultez le guide Activer l'authentification multifacteur (MFA) pour Venue Manager.
Pour en savoir plus sur les codes PIN PDV, consultez le guide Modifier les mots de passe du personnel et les codes PIN PDV.
Assigner ou retirer des contacts d'établissement
Les contacts d'établissement sont les membres du personnel qui reçoivent les messages de ROLLER concernant votre abonnement, la facturation et la sécurité du compte. Il existe quatre types de contacts, et un membre du personnel peut en cumuler plusieurs.
Pour voir quels sont vos contacts, accédez à Paramètres > Personnel > Tout le personnel. Une icône en regard du nom d'un membre du personnel indique chaque type de contact qu'il détient. Survolez l'icône pour savoir de quel type il s'agit.
Contact | Rôle |
|---|---|
Propriétaire du compte | Le propriétaire ou le directeur de l'entreprise qui approuve les mises à niveau, les renouvellements et les achats ponctuels de l'abonnement ROLLER. Il reçoit toutes les notifications importantes relatives au compte. |
Contact principal | Personnel qui gère l'établissement et utilise ROLLER régulièrement. Il reçoit les notifications importantes relatives au compte. |
Contact de facturation | Personnel qui gère le paiement de votre abonnement ROLLER. Il reçoit les notifications de facturation et de renouvellement, notamment les factures et les reçus d'abonnement. |
Contact technique | Personnel alerté en cas d'événements de sécurité importants (par exemple, l'ajout d'un nouvel administrateur). |
Propriétaires du compte
Votre établissement peut avoir plusieurs propriétaires de compte. Dans la plupart des cas, seul un propriétaire de compte peut accepter les conditions des modules complémentaires et des intégrations, tels que :
Advanced Channel Management, pour connecter des OTA (voir Démarrer avec les connexions OTA)
Les propriétaires de compte et les contacts de facturation sont également les seuls membres du personnel à pouvoir consulter les informations d'abonnement et de facturation dans Venue Manager.
Pour ajouter ou modifier un propriétaire de compte, contactez votre gestionnaire de succès client ou l'équipe de support.
Attribuer ou supprimer des contacts principal, de facturation et technique
Vous pouvez assigner plusieurs membres du personnel à chacun de ces types de contacts. Chaque établissement doit avoir au moins un contact de chaque type. Assignez le nouveau membre du personnel avant de supprimer l'ancien.
Depuis Venue Manager, accédez à Paramètres > Personnel > Tout le personnel.
Sélectionnez le menu d'options (3 points) du membre du personnel.
Sélectionnez l'option de contact dont vous avez besoin (ex. Définir comme contact de facturation ou Supprimer le contact de facturation).
Supprimer un compte du personnel
Supprimez un compte du personnel lorsqu'une personne quitte votre équipe.
La suppression d'un compte du personnel est irréversible. Le membre du personnel ne pourra plus se connecter, et vous devrez créer un nouveau compte s'il revient.
Dans Venue Manager, accédez à Paramètres > Personnel > Tout le personnel.
Sélectionnez le menu d'options (3 points) du membre du personnel, puis sélectionnez Supprimer le membre du personnel.
Sélectionnez Oui, supprimer pour confirmer.
FAQs
Pourquoi je ne vois pas l'option Modifier pour un membre du personnel ?
Son rôle dispose de plus d'autorisations que le vôtre. Demandez à un membre du personnel ayant le rôle d'administrateur d'effectuer la modification.
Pourquoi je ne peux pas supprimer un membre du personnel ?
Vous pouvez supprimer la plupart des comptes du personnel. L'option Supprimer le membre du personnel n'est pas disponible pour :
votre propre compte
le compte administrateur ROLLER
le personnel dont le rôle dispose de plus d'autorisations que le vôtre
le personnel multi-établissements, indiqué par une icône de globe
le seul propriétaire du compte, contact principal, de facturation ou technique. Attribuez d'abord ce type de contact à un autre membre du personnel
Pourquoi je ne peux pas supprimer un contact d'établissement ?
Votre établissement doit avoir au moins un propriétaire de compte, un contact principal, de facturation et technique à tout moment. Définissez d'abord un autre membre du personnel comme ce contact, puis supprimez l'original.
Pourquoi y a-t-il une icône de globe à côté du nom d'un membre du personnel ?
Le globe indique le personnel multi-établissements : du personnel créé dans un autre établissement (par ex. votre compte siège) qui a également accès au vôtre. Vous pouvez les voir dans votre liste de personnel, mais vous devez les modifier ou les supprimer depuis l'établissement où ils ont été créés.
Puis-je modifier l'adresse e-mail d'un membre du personnel ?
Créez un nouveau compte personnel avec la nouvelle adresse e-mail, puis supprimez l'ancien compte. Chaque adresse e-mail ne peut être associée qu'à un seul compte personnel dans ROLLER, elle ne peut donc pas être modifiée. Cela fonctionne pour une seule personne ou pour une équipe entière qui migre vers un nouveau domaine d'e-mail.
Si l'ancien compte est un contact d'établissement, associez le nouveau compte à ce type de contact avant de supprimer l'ancien. Pour transférer le propriétaire du compte vers le nouveau compte, contactez votre gestionnaire de succès client ou l'équipe de support.
Je suis administrateur. Pourquoi ne puis-je pas voir nos informations de facturation et d'abonnement ?
Les informations d'abonnement et de facturation sont accessibles aux propriétaires de compte et aux contacts de facturation, quel que soit leur rôle. Demandez à un membre du personnel disposant de l'autorisation Peut accéder aux paramètres du personnel de vous définir comme contact de facturation. Pour en savoir plus, consultez le guide Trouver votre formule d'abonnement, vos modules complémentaires et le détail des tarifs.
Que se passe-t-il si un membre du personnel n'active pas son compte ?
Son compte reste verrouillé jusqu'à ce qu'il sélectionne Activer le compte dans son e-mail d'invitation. Pour le renvoyer, sélectionnez le menu des options (3 points) du membre du personnel, puis sélectionnez Renvoyer l'invitation. Si l'adresse e-mail est incorrecte, supprimez le compte et créez-en un nouveau.
Que se passe-t-il avec l'historique d'un membre du personnel quand je le supprime ?
Ses réservations, transactions et activités restent dans ROLLER. Certains rapports peuvent afficher son nom comme Inconnu. S'il revient, vous pouvez créer un nouveau compte avec la même adresse e-mail.