Les rétrofacturations font partie intégrante de l'acceptation des paiements par carte, mais vous pouvez prendre des mesures pour réduire leur fréquence dans votre établissement. Les conseils ci-dessous présentent les moyens les plus efficaces pour prévenir les litiges avant qu'ils ne soient soulevés.
Pour plus d'informations sur la gestion des rétrofacturations après leur réception, consultez Gérer les rétrofacturations avec ROLLER Payments.
Soyez vigilant lors de la prise de paiements dans Venue Manager
Lors du traitement de paiements en personne, soyez attentif aux comportements pouvant indiquer une fraude :
Une carte est refusée et l'invité propose immédiatement une deuxième carte (ou une autre carte dans un court délai, par exemple 30 minutes).
Une réservation est réglée avec plusieurs cartes de crédit.
Si quelque chose vous semble anormal, il vaut la peine de mettre la transaction en pause et de demander à l'invité une vérification supplémentaire.
Utiliser des factures ou des liens de paiement pour les réservations dans Venue Manager
Si votre passerelle de paiement prend en charge le 3D Secure (3DS), envisagez d'exiger que tous les paiements Venue Manager soient effectués via une facture ou un lien de paiement plutôt qu'en saisissant les coordonnées de la carte manuellement. Le 3DS ajoute une couche d'authentification supplémentaire et transfère la responsabilité des rétrofacturations liées à la fraude en dehors de votre établissement.
Pour plus d'informations, consultez :
Clarifiez vos conditions générales et vos politiques de remboursement
De nombreux litiges surviennent parce que les invités ne comprennent pas ou ne trouvent pas facilement vos politiques de réservation, de paiement et de remboursement. Pour réduire cela :
Affichez clairement vos conditions générales et votre politique de remboursement lors du processus de commande.
Utilisez un langage simple et facile à comprendre.
Assurez-vous que vos politiques sont reflétées dans vos e-mails de confirmation de réservation.
Pour les étapes de configuration, consultez :
Miser sur un service client premium
La plupart des rétrofacturations peuvent être évitées en résolvant le problème de l'invité avant qu'il ne contacte sa banque.
Répondez rapidement aux questions concernant les réservations, les frais ou les remboursements.
Proposez des alternatives raisonnables si possible, comme des cartes-cadeaux ou un changement de réservation.
Traitez rapidement les remboursements auxquels un invité a droit.
Une réponse rapide et utile est presque toujours moins coûteuse que de contester une rétrofacturation.
Lorsqu'une rétrofacturation survient
Si vous recevez une rétrofacturation, le type de justificatifs dont vous aurez besoin dépend du motif pour lequel elle a été déposée. Consultez Motifs de rétrofacturation et comment les contester pour obtenir des conseils sur la préparation de votre défense.