La gestion des autorisations du personnel sur plusieurs établissements peut être chronophage et manquer de cohérence. Les rôles gérés par HQ vous permettent de créer des rôles personnalisés dans votre compte HQ et de les utiliser sur plusieurs établissements. Cela garantit que les autorisations du personnel sont cohérentes, à jour et gérées de manière centralisée. Contrairement aux rôles système (fixes) ou aux rôles personnalisés locaux (spécifiques à un établissement), les rôles gérés par HQ vous offrent flexibilité et standardisation.
Abonnement HQ
Disponible pour tous les établissements HQ. Contactez votre responsable de la réussite client ou l'équipe d'assistance pour commencer.
Fonctionnement des rôles gérés par HQ
Créez des rôles personnalisés gérés par HQ une seule fois dans HQ.
Rendez-les disponibles dans les établissements sélectionnés à l'aide des groupes de personnel.
Assignez-les au personnel créé dans HQ ou dans les établissements gérés.
Toute modification apportée à un rôle géré par HQ est automatiquement appliquée à l'ensemble du personnel assigné à ce rôle dans chaque établissement.
Par exemple, créez un rôle "Superviseur de quart" géré par HQ avec des autorisations pour modifier les réservations dans Venue Manager et fermer les caisses depuis le POS.
Créer des rôles gérés par HQ dans votre compte HQ
Vous devez d'abord créer le rôle géré par HQ dans votre compte HQ.
Dans votre compte HQ, depuis Venue Manager, accédez à Paramètres > Personnel > Rôles.
Sélectionnez Créer un rôle.
Saisissez un nom de rôle.
Choisissez un rôle système sur lequel le baser (ex. Administrateur, Manager, Opérateur POS).
Sélectionnez les établissements dans lesquels ce rôle doit être disponible à l'aide des groupes de personnel.
Ajustez la liste des autorisations en activant/désactivant les options.
Sélectionnez Enregistrer.
Pour voir comment les rôles apparaissent dans un établissement géré : accédez à Paramètres > Personnel > Rôles. Les rôles gérés par HQ sont répertoriés aux côtés des rôles système, étiquetés HQ et verrouillés contre toute modification.
Si un établissement géré est sur un forfait Lite, le personnel de l'établissement ne peut se voir attribuer que des rôles système.
Attribuer un rôle géré par HQ lors de la création de membres du personnel
Lors de la création de personnel dans HQ ou dans un établissement géré :
Depuis Venue Manager, accédez à Paramètres > Personnel > Ajouter un membre du personnel.
Saisissez les informations du membre du personnel.
Choisissez un rôle géré par HQ (repérez l'étiquette HQ).
Sélectionnez le ou les établissement(s) individuels ou les groupe(s) de personnel auxquels la personne doit avoir accès.
Sélectionnez Enregistrer et envoyer une invitation pour leur envoyer leurs identifiants de connexion par e-mail.
Le personnel ne peut se voir attribuer que les rôles gérés par HQ disponibles dans les établissements auxquels il a accès.
Modifier un rôle géré par HQ
Dans votre compte HQ, depuis Venue Manager, accédez à Paramètres > Personnel > Rôles.
Pour le rôle que vous souhaitez modifier, sélectionnez le menu d'options (3 points) et sélectionnez Modifier.
Effectuez vos modifications.
Sélectionnez Enregistrer.
Les modifications se synchronisent automatiquement dans tous les établissements gérés et pour le personnel utilisant ce rôle.
Restreindre les rôles créés par les établissements
Vous pouvez contrôler si les établissements peuvent créer leurs propres rôles personnalisés et si le personnel peut les attribuer — en utilisant deux paramètres distincts :
Pour empêcher les établissements de créer des rôles personnalisés :
Désactivez l'option correspondante dans les autorisations de l'établissement HQ..
Cela empêche complètement les établissements de créer des rôles personnalisés.
Pour empêcher le personnel d'attribuer des rôles créés par les établissements :
Désactivez l'autorisation du personnel Peut attribuer des rôles personnalisés aux établissements gérés.
Cela permet aux établissements d'avoir des rôles personnalisés, mais empêche le personnel de les attribuer — garantissant ainsi la cohérence des attributions de rôles avec les rôles approuvés par HQ.