Collectez les paiements dans les délais pour les réservations scolaires, d'entreprises et autres en vérifiant quelles factures invités n'ont pas encore été réglées. Pour chaque facture, le rapport indique la date d'émission, la date d'échéance, l'objet et l'état du paiement. Une fois réglée, il affiche également la date et le mode de paiement. Filtrez sur les factures En attente et triez par Date d'échéance pour identifier les invités à relancer en priorité.
La permission requise pour ouvrir le rapport des factures est Peut accéder aux rapports de ventes. Les rôles d'administrateur et de gestionnaire disposent de cette permission par défaut.
Regardez la vidéo pour avoir une présentation du rapport des factures.
Ouvrir le rapport
Le rapport des factures se trouve dans la section Ventes de Tous les rapports. Si vous le consultez chaque semaine, sélectionnez l'icône en forme d'étoile à côté pour l'ajouter aux Rapports favoris en haut de la page.
Depuis Venue Manager, accédez à Rapports > Tous les rapports.
Recherchez et sélectionnez Factures.
Filtrer le rapport
Affinez le rapport pour n'afficher que les factures sur lesquelles vous devez agir (par ex. les factures en attente de paiement). Le rapport ne dispose pas de sélecteur de dates. Il liste toutes les factures envoyées par votre établissement, quelle que soit la date.
Filtrer | Ce qu'il fait |
|---|---|
Rechercher | Rechercher les factures d'une réservation par son ID de réservation ou son nom de réservation |
Statut de réservation | Affiche les factures avec un ou plusieurs statuts. Malgré son nom, ce filtre utilise le statut de la facture, et non celui de la réservation. Les options sont dans le tableau suivant |
Après avoir modifié un filtre, sélectionnez Appliquer les filtres.
Statut | Ce qu'il affiche |
|---|---|
Tout | Factures avec n'importe quel statut |
Tout réservé | Factures qui ne sont pas annulées : En attente, Partiellement payée et Entièrement payée |
Entièrement payée | Factures ayant fait l'objet d'un paiement, que ce soit par l'invité depuis le lien dans l'e-mail de facturation ou par le personnel marquant la facture comme payée |
Partiellement payé | Répertoriée dans le menu, mais une facture passe directement de En attente à Entièrement payée lorsqu'un paiement est effectué, de sorte que cette option n'affiche généralement aucune facture |
En attente | Factures toujours en attente de paiement, y compris les factures pour des réservations annulées sans que la facture ait été annulée |
Annulé | Factures annulées depuis le flux d'activité de la réservation |
Pour modifier les colonnes, trier ou télécharger le rapport, consultez le guide Filtrer, personnaliser et télécharger un rapport.
Ce que le rapport affiche
Chaque ligne correspond à une facture que vous pouvez suivre ou réconcilier avec votre banque. Le rapport ne comporte pas de totaux, les colonnes contiennent donc ce dont vous avez besoin pour chaque facture.
Colonne | Ce qu'elle affiche |
|---|---|
Date d'émission | La date à laquelle la facture a été envoyée (par ex. le 12 mars pour une facture envoyée la semaine où une école a effectué une réservation) |
Date d'échéance | La date d'échéance du paiement que vous avez définie lors de l'envoi de la facture (par ex. le 26 mars) |
Facture n° | Le numéro de la facture. Si votre établissement numérote les factures dans une même séquence, il s'agit du numéro suivant dans cette séquence, que les paiements partagent, de sorte que des numéros peuvent être ignorés. Sinon, il s'agit de l'ID de réservation suivi d'un numéro pour la facture (par ex. 74185599-333054) |
Montant | Le montant demandé dans la facture (par ex. 50 $ pour un acompte sur une réservation de 140 $). Une fois un paiement effectué sur la facture, le montant payé s'affiche |
Payé | Oui lorsqu'un paiement a été effectué sur la facture, Non dans le cas contraire |
ID de réservation | La réservation à laquelle la facture se rapporte. Sélectionnez-la pour voir le statut, le total et le solde de la réservation dans un panneau latéral, puis sélectionnez Accéder à la réservation pour l'ouvrir |
Nom de la réservation | Le nom indiqué sur la réservation (ex. : sortie scolaire de CM2 - Année 4 au bord de la rivière) |
Statut | Le statut de la facture (ex. : Entièrement payée pour une facture d'acompte réglée, même si la réservation elle-même est Partiellement payée). Consultez le tableau des statuts plus haut dans ce guide |
Date de transaction | La date à laquelle le paiement de la facture a été effectué. Pour une facture marquée comme payée, il s'agit de la date de paiement saisie par le personnel. Vide jusqu'au paiement de la facture |
Mode de paiement | Le mode de paiement de la facture (ex. : carte bancaire via le lien de la facture, ou virement bancaire lorsque le personnel la marque comme payée). Vide jusqu'au paiement de la facture |
Statut de l'e-mail | Indique si l'e-mail de facture a bien été reçu par l'invité (ex. : remis ou échec de remise). Vérifiez ce statut si un invité dit ne jamais avoir reçu la facture |
Relancer les factures des invités impayées
Les factures encore en attente à l'approche de leur date d'échéance représentent des paiements que vous pouvez encore relancer. Vérifiez-les chaque semaine pour contacter les invités avant leur visite, et non après.
Depuis Venue Manager, accédez à Rapports > Tous les rapports, puis recherchez et sélectionnez Factures.
Dans Statut de la réservation, sélectionnez En attente.
Sélectionnez Appliquer les filtres.
Sélectionnez l'en-tête de colonne Date d'échéance pour trier les factures par date d'échéance.
Sélectionnez un ID de réservation, puis sélectionnez Accéder à la réservation pour l'ouvrir.
Contactez le titulaire de la réservation, ou renvoyez la facture depuis le flux d'activité de la réservation.
Pour renvoyer, annuler ou marquer une facture comme payée, consultez le guide Envoyer et gérer les factures des invités.
Maintenir les statuts de factures à jour
Une facture n'affiche Entièrement payée ou Annulée que lorsque ROLLER en est informé. Mettez les factures à jour au fil des changements, et votre liste de relances restera courte. ROLLER marque automatiquement une facture comme payée uniquement lorsque l'invité règle par carte via le lien contenu dans l'e-mail de la facture.
L'invité a payé d'une autre façon (par exemple, par virement bancaire ou par chèque) : marquez la facture comme payée dans le flux d'activité de la réservation, en indiquant la date et le mode de paiement.
La réservation est annulée : annulez également la facture depuis le flux d'activité de la réservation. Annuler uniquement la réservation laisse la facture en statut En attente.
Vous devez envoyer une nouvelle facture : annulez d'abord la facture actuelle, afin que seule la nouvelle facture s'affiche comme En attente.
FAQs
Où trouver les factures ROLLER pour mon abonnement ?
Ce rapport affiche uniquement les factures que vous envoyez aux invités pour leurs réservations. Les factures que ROLLER envoie à votre établissement pour votre abonnement et vos frais de transaction se trouvent dans Paramètres de facturation dans Venue Manager. Pour savoir comment les trouver, consultez le guide Trouver vos factures d'abonnement et de transaction ROLLER.
Pourquoi une facture affiche-t-elle Entièrement payée alors que la réservation a encore des sommes dues ?
Le statut correspond au statut de la facture, pas à celui de la réservation. Une facture d'acompte payée s'affiche comme Entièrement payée tandis que la réservation reste Partiellement payée jusqu'au règlement du solde. Sélectionnez l'ID de réservation pour consulter le solde de la réservation.
Pourquoi une facture est-elle toujours En attente alors que l'invité a payé ?
L'invité a probablement payé d'une autre façon (par exemple, par virement bancaire ou en caisse). Marquez la facture comme payée dans le flux d'activité de la réservation. Pour savoir comment procéder, consultez le guide Envoyer et gérer les factures des invités.
Pourquoi une facture est-elle toujours En attente alors que la réservation est annulée ?
L'annulation d'une réservation n'annule pas sa facture. Annulez également la facture depuis le flux d'activité de la réservation, afin qu'elle s'affiche comme Annulée.
Puis-je rechercher par numéro de facture ?
Effectuez plutôt votre recherche par ID de réservation. À moins que votre établissement ne numérote les factures dans une séquence unique, chaque numéro de facture commence par l'ID de réservation (par exemple, 74185599-333054). Pour les numéros séquentiels, téléchargez le rapport et effectuez votre recherche dans votre feuille de calcul.
Pourquoi y a-t-il un écart entre les numéros de facture ?
Si votre établissement numérote les factures dans une séquence unique, les paiements utilisent la même séquence. Chaque paiement entre deux factures prend un numéro, de sorte que la facture suivante saute un numéro.
Pourquoi le rapport est-il vide ?
Le rapport affiche les factures envoyées depuis les réservations dans Venue Manager. Les factures sont une fonctionnalité disponible à partir du plan Pro. Pour commencer à en envoyer, consultez le guide Envoyer et gérer les factures des invités.
Puis-je envoyer ce rapport par e-mail à mon équipe financière ?
Oui. Vous pouvez envoyer le rapport des factures selon un planning. Pour savoir comment procéder, consultez le guide Envoyer des rapports par e-mail selon un planning.