Démarrer avec le portail revendeur

Le portail revendeur transforme les entreprises locales en canal de vente pour votre établissement. Les concierges d'hôtel, les agents de voyage, les voyagistes et les offices de tourisme recommandent déjà des activités à faire. Grâce à leur propre portail, ils réservent leurs clients eux-mêmes, au tarif que vous avez convenu et en fonction de vos disponibilités en temps réel. Vous atteignez des invités qui ne vous auraient peut-être pas trouvé seuls, et votre équipe n'a pas à gérer chaque réservation par téléphone ou par e-mail.

Certains revendeurs vous appelleront ou vous enverront un e-mail (par ex. un opérateur de voyage en déplacement avec un groupe). Votre équipe effectue la réservation pour eux dans Venue Manager au tarif convenu. Dans tous les cas, chaque réservation est enregistrée dans ROLLER plutôt que dans un tableur.

Pourquoi utiliser le portail revendeur

Chaque type de revendeur vous apporte des invités d'une manière différente :

• Les hôtels et les concierges réservent des activités pour les invités séjournant à proximité.

• Les offices de tourisme et les comités régionaux du tourisme transforment leurs recommandations en réservations.

• Les agents de voyage ajoutent votre établissement aux séjours qu'ils planifient et réservent pour leurs clients.

• Les voyagistes spécialisés intègrent vos produits dans des forfaits destinés aux groupes en visite.

Vous choisissez ce que chaque revendeur peut vendre et le tarif qu'il paie. Les revendeurs effectuent leurs réservations à partir des mêmes disponibilités en temps réel que vos autres canaux de vente, ce qui évite les doubles réservations.

Dans ROLLER, les revendeurs sont différents des agences de voyages en ligne (OTA) :

• Revendeurs : entreprises avec lesquelles vous avez négocié des tarifs directement (par ex. opérateurs touristiques et concierges d'hôtels). Ils se connectent à votre portail revendeur et effectuent des réservations pour leurs invités au tarif et aux conditions de paiement de leur niveau.

• Agences de voyages en ligne (OTA) : Places de marché en ligne (ex. Viator, GetYourGuide et Klook) connectées à ROLLER. Les invités trouvent et paient leurs billets sur le site de l'OTA, et la réservation est transmise dans ROLLER.

Pour en savoir plus sur les OTA, consultez le guide Premiers pas avec les connexions OTA.

Avant de commencer

Votre établissement doit utiliser les caisses progressives. La caisse revendeur est un type de caisse progressive.

Les revendeurs peuvent réserver ces types de produits :

Activer le portail revendeur

Une fois que ROLLER vous a accordé un accès anticipé, vous activez le portail revendeur en deux étapes. Tout d'abord, si votre établissement ne dispose pas encore de la gestion avancée des canaux, vous l'ajoutez et acceptez ses conditions. Ensuite, vous activez les revendeurs.

Qui peut effectuer chaque étape :

• Ajouter la gestion avancée des canaux : un contact propriétaire du compte pour votre établissement, avec l'autorisation Peut accéder aux paramètres de service externe.

• Activer les revendeurs : toute personne disposant de l'autorisation Peut accéder aux paramètres revendeur.

Le rôle d'administrateur dispose des deux autorisations du personnel activées par défaut.

1. Depuis Venue Manager, accédez à Paramètres > Gestion des canaux.

2. Si vous voyez l'onglet Gestion avancée des canaux, c'est que votre établissement ne la possède pas encore. Sélectionnez l'onglet, puis sélectionnez Ajouter maintenant. Consultez les détails et les conditions, puis sélectionnez Accepter et ajouter.

3. Sélectionnez l'onglet Revendeurs, puis sélectionnez Activer les revendeurs. La page se recharge et affiche vos paramètres revendeur généraux. Vous êtes prêt à commencer à configurer le portail revendeur.

Configurer votre portail revendeur

Suivez ces étapes dans l'ordre. Les étapes suivantes s'appuient sur ce que vous avez configuré dans les précédentes. Les administrateurs disposent par défaut de toutes les autorisations nécessaires à ces étapes. Si vous n'êtes pas administrateur, chaque guide indique l'autorisation requise pour chaque étape.

1. Configurer vos paramètres revendeur globaux

Ajoutez une fois vos conditions, vos coordonnées, l'e-mail de notification de réservation et les options de paiement. Ils s'appliquent à chaque revendeur.

Pour en savoir plus, consultez le guide Configurer vos paramètres revendeur globaux.

2. Créer des règles de tarification revendeur

Créez un niveau pour chaque tarif convenu avec vos revendeurs (par ex. Bronze, Argent et Or). Les revendeurs ne voient pas les noms des niveaux dans le portail.

Pour en savoir plus, consultez le guide Créer des règles de tarification revendeur.

3. Configurer et étiqueter vos produits revendeur

Appliquez votre règle de tarification revendeur à chaque produit revendeur et définissez un prix pour chaque niveau sur chaque variante. Puis regroupez les produits dans les ensembles que vous attribuerez aux revendeurs (par ex. « rencontres revendeurs »).

Pour en savoir plus, consultez le guide Configurer et étiqueter vos produits revendeur.

4. Créer une fiche revendeur et des contacts

Créez une fiche pour chaque revendeur avec les produits et modules complémentaires qu'il peut vendre, son niveau, ses conditions de paiement et les contacts autorisés à se connecter. Avant de commencer, préparez le nom, la catégorie, les conditions de paiement et le contact principal de chaque revendeur.

Pour en savoir plus, consultez le guide Créer une fiche revendeur et des contacts.

5. Configurer et partager votre outil de commande revendeur

Créez le tunnel de commande auquel vos revendeurs se connectent, et ajoutez-y vos produits revendeurs et modules complémentaires. Vous pouvez avoir un seul tunnel de commande revendeur par établissement.

Pour en savoir plus, consultez le guide Configurer et partager votre outil de commande revendeur.

Donner accès à vos revendeurs

C'est vous qui invitez vos revendeurs sur le portail. Lorsque vous avez suivi la liste de contrôle de mise en ligne dans Configurer et partager votre commander revendeur et que vous êtes prêt à ce qu'ils commencent à effectuer des réservations :

1. Envoyez à chaque contact le lien de votre outil de commande revendeur.

2. Demandez-leur de se connecter avec l'adresse e-mail ou le numéro de téléphone mobile indiqué dans leur fiche contact. Ils reçoivent un code de vérification, donc aucun mot de passe à configurer. Pour envoyer tout cela en un seul message, copiez l'exemple d'e-mail dans Configurer et partager votre tunnel de commande revendeur.

3. Envoyez-leur Réserver via le portail revendeur d'un établissement. Il est rédigé à l'intention des revendeurs et leur explique comment se connecter, effectuer des réservations et les gérer.

Gardez ces points à l'esprit lorsque vous les informez :

• Les e-mails de confirmation affichent les tarifs revendeurs. Demandez à vos revendeurs d'envoyer les billets aux invités, plutôt que de transférer l'e-mail.

• Les revendeurs se tournent vers vous pour obtenir de l'aide. Les coordonnées de contact dans vos paramètres globaux revendeur apparaissent sur l'ensemble du portail, y compris sur la page de connexion.

• Les revendeurs multi-établissements obtiennent un compte dans chaque établissement. Ils se connectent séparément au tunnel de commande revendeur de chaque établissement et peuvent utiliser la même adresse e-mail.

Gérer votre programme revendeur

Les réservations des revendeurs se trouvent avec le reste de vos réservations dans Venue Manager, que le revendeur ait effectué la réservation via le portail ou que votre équipe l'ait effectuée pour lui.

Ce que les revendeurs peuvent faire eux-mêmes

• Réserver les produits assignés à leur fiche et inclus dans votre processus de commande revendeur, au tarif de leur niveau et selon votre disponibilité en temps réel.

• Payer en utilisant les options de paiement assignées dans leur fiche revendeur.

• Consultez leurs réservations, y compris celles que votre équipe a effectuées pour eux, et modifiez-les ou annulez-les dans le respect des règles de gestion des réservations que vous avez définies. Ils peuvent uniquement annuler une réservation sur laquelle aucun paiement n'a été effectué et qui n'a pas encore commencé. Les réservations facturées sur leur compte sont considérées comme impayées jusqu'à ce que vous enregistriez un paiement. Voir Réserver via le portail revendeur d'un établissement.

• Mettre à jour leur nom, adresse e-mail et numéro de contact dans Détails du compte.

Ce que vous faites dans Venue Manager

Facturer et rembourser les revendeurs

• Vous facturez les réservations sur compte en dehors de ROLLER. Les revendeurs avec des conditions de paiement Compte crédit bénéficient de l'option de paiement Facturer sur le compte. Facturez-les depuis votre propre système de comptabilité.

• Les revendeurs ne peuvent pas se rembourser eux-mêmes. Lorsqu'un revendeur doit recevoir un remboursement, effectuez-le depuis la réservation.

Résoudre les problèmes de configuration revendeur