Proposer une variété de produits avec des ressources et des plannings bien définis permet d'augmenter les revenus, de gérer la capacité et d'offrir une expérience de réservation fluide. Cette présentation explique les concepts fondamentaux — produits, ressources, plannings et canaux de vente — et comment ils fonctionnent ensemble dans ROLLER pour automatiser la disponibilité et assurer le bon déroulement des opérations.
Avant de commencer
Le personnel doit disposer de l'autorisation Peut créer des produits pour créer et publier des produits dans Venue Manager ; les rôles d'administrateur et de responsable disposent de cette autorisation par défaut. Pour modifier des ressources, ils doivent disposer de l'autorisation Peut modifier les ressources du produit.
Planifier les types de produits – Tous les types de produits ne sont pas disponibles pour chaque formule d'abonnement. Choisissez les types qui correspondent à votre établissement et aux besoins de vos invités.
Comprendre votre capacité – Identifiez les espaces et les expériences que vous proposez ainsi que leurs capacités ; vous créerez des ressources pour chacun afin de gérer les réservations.
Définir les heures d'ouverture de l'établissement – Définissez vos horaires d'ouverture et de fermeture habituels ainsi que les horaires temporaires avant de lier les plannings des produits.
Vue d'ensemble des produits
Dans ROLLER, un produit est tout ce que les invités peuvent acheter — billets, adhésions, forfaits de groupe, cartes-cadeaux ou articles en stock. Le processus de configuration est identique pour tous les types de produits : une fois que vous en avez créé un, les suivants fonctionnent de la même manière.
Le type que vous choisissez détermine le comportement du produit. Les pass séance, les forfaits groupe et les pass récurrents reposent sur un planning et utilisent des ressources pour gérer la capacité — c'est ce que couvre la suite de ce guide. Après avoir configuré l'un de ces produits, sélectionnez Enregistrer et accéder aux plannings pour définir quand les invités peuvent réserver.
Pour comparer les types de produits et déterminer celui dont vous avez besoin, consultez le guide Choisir un type de produit. Pour les paramètres que vous devrez configurer sur n'importe quel produit, consultez le guide Créer et gérer des produits.
Vue d'ensemble des ressources
Les ressources représentent les espaces, équipements ou membres du personnel que vos invités réservent. Elles gèrent automatiquement la capacité en suivant le nombre d'invités pouvant être accueillis. Voici quelques exemples : les zones physiques (arènes de trampoline), les salles privées (salles de groupe), les cours, les rencontres avec des animaux et le personnel tel que les animateurs.
Voir aussi : Créer vos ressources.
Planification des ressources
Répertoriez toutes les zones ou expériences réservables ainsi que leurs capacités.
Envisagez des ressources distinctes pour les activités qui ont leur propre capacité mais pas de zone physique (par ex. les cours de fitness).
Pour la location de l'établissement entier, créez une ressource « Établissement entier » avec la capacité totale.
Règles de réservation
Lors de la création d'une ressource, vous choisissez une règle de réservation unique ou de réservations multiples. La réservation unique signifie qu'une seule réservation à la fois peut utiliser la ressource (par ex. une salle de groupe) ; la réservation multiple permet à plusieurs invités d'accéder à la ressource jusqu'à ce que la capacité soit atteinte. Des options supplémentaires sont disponibles pour les ressources à réservations multiples :
Vous ne pouvez pas modifier la règle de réservation d'une ressource après qu'elle a été associée à un produit.
Produits multiples – Différents produits peuvent partager la ressource jusqu'à ce que la capacité soit atteinte ; des invités avec différents billets peuvent participer simultanément.
Produit unique – Le premier produit vendu verrouille la ressource pour cette séance ; les autres produits ne peuvent pas la partager.
Type de billet unique – Un seul type de billet peut réserver une séance (par ex. des séances distinctes pour les enfants et les adolescents).
Créer des ressources et des groupes
Pour créer une ressource :
Depuis Venue Manager, accédez à Paramètres > Ressources et sélectionnez Créer une ressource.
Saisissez le nom et la capacité, puis choisissez la règle de réservation.
Pour les ressources à réservations multiples, choisissez si plusieurs produits ou un seul peuvent la partager.
Vous pouvez également créer des groupes de ressources (par ex. comprenant plusieurs salles de groupe) pour automatiser l'attribution des ressources en fonction de la capacité ; ROLLER affecte les réservations à la ressource disponible la plus petite correspondant au nombre d'invités en premier.
Voir aussi : Ajouter une nouvelle ressource à un produit de séance existant.
Gérer les ressources
Utilisez Paramètres > Ressources pour trouver des ressources, afficher les produits liés et mettre à jour le nom ou la capacité d'une ressource. Pour supprimer une ressource d'un produit, dissociez-la de chaque type de billet dans les paramètres du produit avant de la supprimer.
Voir aussi : Modifier les ressources de l'établissement.
Plannings et heures d'ouverture
Les plannings déterminent quand les séances sont disponibles pour que les invités puissent réserver. En liant les plannings aux heures d'ouverture de votre établissement, les heures de séance se mettent automatiquement à jour lorsque vos horaires d'ouverture changent. Cela réduit le nombre de plannings à gérer et facilite les mises à jour en masse.
Heures d’ouverture
Définissez les horaires standard (horaires d'ouverture et de fermeture hebdomadaires habituels), les horaires temporaires (modifications à court terme, comme les jours fériés) et planifiez les changements futurs (nouveaux horaires à partir d'une date définie). Pour définir les horaires standard :
Dans Venue Manager, accédez à Produits > Plannings et sélectionnez Heures d'ouverture.
Saisissez les heures d'ouverture et de fermeture pour chaque jour, en désactivant les jours où vous êtes fermé.
Enregistrez vos horaires ; les plannings liés se mettront à jour automatiquement.
Utilisez les horaires temporaires pour remplacer les horaires standard sur des dates spécifiques. Les modifications apportées aux horaires standard ou temporaires mettent immédiatement à jour tous les plannings liés. Vous pouvez planifier des changements futurs des horaires standard en sélectionnant une date d'effet.
Voir aussi : Configurer et gérer les heures d'ouverture.
Créer des plannings liés aux heures d'ouverture
Les plannings liés aux heures d'ouverture s'appliquent aux produits de type pass séance et forfait groupe. Il existe quatre types de plannings : entièrement lié (les séances se déroulent de l'ouverture à la fermeture à intervalles réguliers), partiellement lié (les séances n'ont lieu qu'une partie de la journée), non lié (heures de séance fixes) et plannings entièrement personnalisés.
Pour créer un planning lié :
Dans Venue Manager, accédez à Produits > Plannings, sélectionnez le produit et choisissez Créer un planning.
Nommez le planning et définissez l'heure de début de la première séance et l'heure de fin de la dernière séance, en les alignant sur les heures d'ouverture et de fermeture de votre établissement.
Définissez la fréquence des séances (par ex. toutes les 30 minutes), sélectionnez les billets et les ressources (ils doivent être identiques pour toutes les séances).
Définissez la période de planning : tous les jours, certains jours de la semaine ou des dates personnalisées.
Choisissez la date de début et définissez une fenêtre de réservation maximale pour contrôler à quelle échéance les invités peuvent réserver.
Enregistrez le planning. Les séances restent synchronisées avec les heures d'ouverture.
Les plannings liés peuvent limiter le nombre de réservations pouvant commencer en même temps sur les ressources à réservation unique. Vous pouvez également autoriser des séances en dehors des heures d'ouverture pour des événements spéciaux ou privés.
Voir aussi : Créer vos plannings de produits à partir des heures d'ouverture.
Résolution des conflits de planning et gestion des plannings
Si deux plannings pour le même produit se chevauchent, un message indiquant que des « jours sont déjà utilisés » s'affiche. Modifiez le planning pour supprimer les jours en conflit ou exclure des dates des autres plannings. Utilisez le calendrier des plannings pour consulter les heures d'ouverture et les produits liés par date. Pour migrer des plannings existants vers les heures d'ouverture, suivez le guide de mise à jour groupée des plannings.
Voir aussi : Mises à jour groupées des plannings avec les heures d'ouverture et Migrer les plannings de produits existants vers les heures d'ouverture.
Canaux de vente
Une fois un produit créé, vous choisissez où le vendre. ROLLER dispose de trois canaux de vente, qui s'appuient tous sur les mêmes produits, ressources et plannings, de sorte que la capacité reste exacte quelle que soit l'origine de la réservation.
Venue Manager – Vend tout par défaut. C'est ici que votre équipe crée des réservations pour les invités par téléphone ou à l'accueil.
Module de commande en ligne – Vend les produits que vous y ajoutez, afin que les invités puissent réserver eux-mêmes. Consultez le guide Créer votre module de commande en ligne.
POS – Vend les produits que vous ajoutez à ses menus, pour les ventes sur place et les clients sans réservation. Consultez le guide Créer vos appareils POS.
Bonnes pratiques
Planifiez les types de produits et leurs variantes en fonction des préférences des invités et des opérations de l'établissement.
Créez des ressources pour chaque espace physique ou expérience à gérer ; regroupez les ressources similaires pour automatiser l'attribution.
Définissez soigneusement les règles de réservation ; vous ne pouvez pas les modifier une fois la ressource liée à un produit.
Liez les plannings aux heures d'ouverture pour simplifier les mises à jour et réduire les tâches manuelles.
Définissez une fenêtre de réservation maximale pour contrôler à quelle échéance les invités peuvent réserver ; tenez compte des variations saisonnières.
Vérifiez régulièrement les plannings pour détecter les conflits et ajustez les heures de séance si nécessaire.
Termes clés
Produit – Un article vendable tel qu'un billet, une adhésion, un forfait de groupe, une carte-cadeau ou un article en stock.
Variante – Un type de billet ou une option spécifique (ex. adulte, enfant, tarif réduit).
Ressource – Un espace réservable, une activité, un membre du personnel ou un groupe d'espaces utilisés pour gérer la capacité.
Règle de réservation – Définit si une ressource peut être réservée par une ou plusieurs réservations et si différents produits peuvent la partager.
Groupe de ressources – Un ensemble de ressources qui attribue automatiquement les réservations en fonction de la capacité.
Heures d'ouverture – Horaires d'ouverture et de fermeture standard, temporaires ou futurs de votre établissement.
Planning – Un calendrier des heures de début de séance pour un produit, lié ou non aux heures d'ouverture.
Séance – Un intervalle de réservation unique pour un produit pass séance ou forfait groupe.
Canal de vente – L'endroit où un produit est vendu : Venue Manager, le module de commande en ligne ou le POS.