Découvrez comment configurer des groupes multi-établissements où le HQ gère les produits et les tarifs de façon centralisée, tandis que chaque établissement géré ajoute les détails propres à sa région. Utilisez ce guide pour comprendre ce que contrôle le HQ, ce que chaque établissement doit effectuer localement, et dans quel ordre tout déployer.
Établissement HQ = votre centre de commandement. Configurez une fois, appliquez partout : produits, tarifs, réductions, rôles du personnel et permissions, commanders et modèles de point de vente.
Établissements gérés = vos sites locaux. Ils héritent de la configuration HQ, mais personnalisent ce qu'eux seuls connaissent : les horaires de l'établissement, les documents légaux (renonciation), les salles/équipements spécifiques (ressources) et les taxes régionales.
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À qui s'adresse ce guide
Opérateurs HQ gérant plusieurs établissements
Groupes en franchise ou multi-marques
Équipes migrant d'un établissement unique vers une structure HQ
Référence : responsabilités HQ vs établissements gérés
Utilisez ces tableaux pour voir quelles tâches de configuration s'effectuent dans le HQ et lesquelles chaque établissement doit réaliser.
Produits et tarifs
Fonctionnalité HQ | Configurer dans l'établissement HQ | Configurer dans l'établissement géré |
|---|---|---|
Créez des articles en stock et donnez accès aux établissements gérés via les tags de site. | Ajoutez les produits en stock HQ à la liste de stock de l'établissement (avant d'ajouter les forfaits, forfaits pour groupes ou adhésions qui les incluent). | |
Créez des produits maîtres avec des noms, des images, des tarifs et des étiquettes de produit. | Ajoutez les produits HQ dans l'ordre de dépendance (voir la section ci-dessous), puis effectuez la configuration locale (renoncement, ressources, taxes, rappels de réservation) | |
Créez et gérez les règles de tarification HQ de manière centralisée. | Ajoutez des produits HQ, et la règle de tarification HQ associée est incluse. | |
Créez des codes de réduction dans HQ et assignez-les à des établissements spécifiques ou à des groupes via les tags de site. | Les réductions sont automatiquement synchronisées avec les établissements gérés. Le personnel ne peut pas modifier les réductions HQ, sauf si les autorisations HQ le permettent. | |
Créez et gérez des plannings de produits standard dans HQ, puis appliquez-les à tous les établissements ou à des groupes de planification spécifiques. | Définissez les heures d'ouverture locales. | |
Utilisez Modification en masse pour envoyer des mises à jour (par ex. tarification, images, variantes) à un, plusieurs ou tous les établissements à la fois via les tags de site. | Recevez automatiquement les mises à jour de HQ. | |
Gérer de manière centralisée dans HQ et synchroniser après les modifications. | Conservez les catégories de rapport gérées de manière centralisée, sauf si vous migrez des établissements ou avez besoin de catégories de rapport spécifiques à un établissement. | |
Les catégories de produit créées dans HQ ne se synchronisent pas avec les établissements gérés — permettez aux établissements de créer les leurs pour filtrer les rapports. | Permettez aux établissements gérés de créer leurs propres catégories de produit pour filtrer les rapports. |
Modèle PDV et caisses
Fonctionnalité HQ | Configurer dans l'établissement HQ | Configurer dans l'établissement géré |
|---|---|---|
Créez et gérez les modèles PDV dans HQ. Sélectionnez les établissements autorisés à les utiliser en attribuant des tags de site. Les modifications se synchronisent automatiquement avec tous les établissements assignés lors de l'enregistrement. | Appliquez les modèles HQ à des appareils nouveaux ou existants. Configurez les paramètres de l'appareil (ex. nom, fonds de caisse). Si autorisé, créez leurs propres modèles PDV. | |
Créez et gérez les caisses en ligne ou de restauration & boissons dans HQ. Assignez aux établissements à l'aide des tags de site et publiez les mises à jour pour synchroniser les modifications. | Ajoutez les caisses HQ à la liste des caisses de l'établissement. Configurez la marque locale, les horaires, les périodes de stock et liez les appareils (ex. imprimantes ou KDS pour la restauration & boissons). |
Paramètres et autorisations
Fonctionnalité HQ | Configurer dans l'établissement HQ | Configurer dans l'établissement géré |
|---|---|---|
Créez des groupes d'autorisations système ou personnalisés dans HQ pour contrôler ce à quoi les établissements peuvent accéder ou modifier. Attribuez des groupes aux établissements. | Respectez les autorisations attribuées. Les établissements ne peuvent pas modifier les groupes d'autorisations HQ. | |
Créez et gérez les rôles gérés par HQ. Sélectionnez les établissements ayant accès au rôle à l'aide des groupes de personnel. Les mises à jour dans HQ s'appliquent instantanément. | Attribuez des rôles gérés par HQ existants lors de l'ajout de personnel. Impossible de modifier les rôles gérés par HQ. Si autorisé, les établissements peuvent créer des rôles personnalisés locaux. | |
Créez du personnel dans HQ et sélectionnez les établissements auxquels il a accès à l'aide des groupes de personnel. | Le personnel bascule entre les établissements (Profil du compte (icône de personne dans l'établissement principal) > Changer d'établissement). La recherche de réservations multi-établissements est également disponible pour les comptes de personnel gérés par HQ. |
Rapports et enquêtes
Fonctionnalité HQ | Configurer dans l'établissement HQ | Configurer dans l'établissement géré |
|---|---|---|
HQ inclut l'accès à certains rapports des établissements gérés, que vous pouvez consulter de manière centralisée. Sélectionnez un établissement dans le rapport HQ pour explorer les sites individuels tout en travaillant depuis HQ. | Avec les autorisations du personnel appropriées, le personnel de l'établissement peut accéder aux rapports de son établissement et les consulter directement dans Venue Manager. | |
Consultez et comparez les résultats des enquêtes entre les établissements depuis HQ. | Configurez et partagez les enquêtes auprès des invités localement dans chaque établissement. |
Pour un glossaire des termes HQ, consultez le guide Glossaire HQ
Ajouter des produits aux établissements gérés dans l'ordre de dépendance
Les produits inclus dans d'autres produits ou faisant l'objet d'une réduction doivent d'abord être ajoutés aux établissements gérés. Cela garantit que les inclusions et les éléments d'adhésion remisés sont correctement liés.
Stock et cartes-cadeaux : ajoutez-les en premier aux établissements gérés, car les forfaits, forfaits de groupe ou adhésions peuvent y faire référence. (Notez que les forfaits ne peuvent actuellement pas inclure de cartes-cadeaux.)
Règles de tarification HQ : créez des règles de tarification dans HQ avant de créer des produits de séance HQ ou de pass standard. Cela vous permet de les ajouter lors de la configuration de la séance/du pass standard et de définir une tarification au niveau des variantes par niveau. Lorsque des séances HQ et des pass standard sont ajoutés aux établissements gérés, toute règle de tarification HQ associée est incluse.
Séances et pass standard : ajoutez-les aux établissements gérés ensuite, avant tout produit HQ qui les inclut ou leur applique une réduction.
Forfaits et forfaits de groupe : ajoutez-les aux établissements gérés une fois que les éléments inclus ont été ajoutés à leur liste de produits.
Adhésions : ajoutez-les en dernier, car elles peuvent inclure du stock remisé, des pass, des forfaits et des forfaits de groupe.
Lors de la configuration, si un produit dépendant est ajouté ultérieurement, il ne sera pas automatiquement lié aux forfaits, forfaits de groupe ou adhésions déjà ajoutés aux établissements gérés.
Avant la mise en ligne de chaque établissement géré
Chaque établissement géré doit compléter ces éléments localement avant la mise en ligne, pour des raisons de conformité et d'exploitation :
Décharge & accord de réservation — ajoutez les documents légaux propres à la région.
Heures d'ouverture — définissez les horaires de l'établissement pour que les plannings fonctionnent correctement.
Ressources — associez les espaces propres à l'établissement (par ex. salles, arènes) pour les pass séance et les forfaits de groupe.
E-mails de rappel de réservation & taxes — configurez par produit et par région.
Modules complémentaires & formulaires — ventes incitatives et informations sur les invités que l'établissement souhaite collecter auprès des invités effectuant un achat.
Paramètre « Vendu à l'établissement » — contrôle si un billet/une variante apparaît en PDV ou en ligne. Les établissements peuvent effectuer des mises à jour si les permissions le permettent ; l'HQ peut passer outre via Modification en masse.
À retenir : chaque établissement géré doit ajouter sa propre décharge, ses heures d'ouverture, ses ressources et ses taxes locales avant la mise en ligne.
Mise à jour après la configuration
Produits HQ — deviennent une copie locale dans les établissements. Utilisez la Modification en masse pour diffuser les mises à jour HQ.
Modèles PDV HQ — synchronisation automatique instantanée lors de la modification et de l'enregistrement dans HQ. Aucune publication requise.
Caisses HQ — doivent être publiées dans HQ pour que les modifications se synchronisent. Une fois publiées, les mises à jour s'appliquent automatiquement à tous les établissements utilisant la caisse.
Conseils sur les permissions des établissements
Utilisez les permissions des établissements pour contrôler ce que les établissements gérés peuvent ou ne peuvent pas faire. Cela vous permet de maintenir la cohérence tout en donnant aux établissements de la flexibilité là où c'est approprié.
Par exemple :
Tâche | Comment contrôler dans les permissions de l'établissement HQ |
|---|---|
Autoriser les établissements à créer des modèles (PDV, SSK, caisses) | Activez Peut créer des modèles |
Restreindre la création de modèles (PDV, SSK, caisses) | Désactiver Peut créer des modèles |
Autoriser la modification des variantes de stock | Activer Peut modifier les variantes de stock |
Empêcher l'attribution de rôles locaux | Désactiver Peut attribuer des rôles personnalisés |
Conseils de configuration
Avant de déployer sur tous les établissements, suivez ces pratiques pour éviter les doublons et vous assurer que les modifications HQ se propagent partout où elles le doivent :
Faites d'abord un pilote — testez la configuration avec un établissement lié avant de tout configurer.
Utilisez les tags de site intelligemment — regroupez les établissements par marque, région ou type de franchise et par tags.
Utilisez des checklists — suivez les tâches de configuration locales (renoncements, rappels, taxes).
Repérez les marqueurs HQ — les étiquettes HQ et les icônes de cadenas indiquent ce qui est géré de manière centralisée.
Vérifiez d'abord les autorisations de l'établissement et du personnel — confirmez les autorisations de l'établissement et des membres du personnel avant de dépanner.
Dépannage
Un produit ou un paramètre ne fonctionne pas comme prévu ? Si quelque chose ne semble pas correct dans un établissement géré, vérifiez ces solutions rapides.
Problème | Comment le résoudre |
|---|---|
Produit manquant dans le POS ou le processus de commande | Vérifiez que le produit a bien été ajouté à l'établissement géré et que les variantes sont marquées comme Vendu à l'établissement |
Code de réduction non synchronisé | Vérifiez s'il existe des réductions locales en double avec le même code. Assurez-vous que le produit bénéficiant de la réduction est vendu dans le(s) compte(s) de l'établissement géré. |
Impossible de modifier un champ ? | Vérifiez les autorisations de l'établissement pour confirmer que le paramètre est autorisé |
Les modifications HQ n'apparaissent pas | Utilisez la Modification en masse pour envoyer des mises à jour aux établissements liés (et non aux paramètres du produit de base) |
Le planning HQ ne fonctionne pas | Vérifiez d'abord que les heures d'ouverture de l'établissement sont bien configurées |
Exemple : configuration d'un forfait groupe
Cet exemple présente le workflow complet lorsqu'un nouveau forfait groupe doit être déployé dans tous les établissements. Notez l'ordre des opérations et les actions effectuées respectivement par HQ et les établissements.
Commencez par créer les articles en stock dans HQ (pizza, soda).
Créez ensuite le forfait groupe dans HQ et ajoutez les inclusions, le prix, les tags et le planning.
L'établissement récupère les articles en stock et ajoute des variantes locales (ex. : variantes de stock si autorisé).
L'établissement récupère le forfait groupe et finalise la configuration locale (ressources, renonciation, dérogation fiscale).
HQ ajoute ensuite un nouvel article de vente incitative (ex. : gâteau d'anniversaire). Les établissements gérés l'ajoutent à leur liste de stock ; HQ utilise la Modification en masse pour l'ajouter au produit forfait groupe actuellement utilisé par les établissements gérés.