Demandez aux invités d'accepter vos conditions générales de manière numérique avant de souscrire à des adhésions récurrentes. Par exemple, si un invité conteste un litige ou remet en question les termes de son adhésion, vous pouvez vous référer à l'accord signé.
Ce guide vous explique comment créer, personnaliser et gérer l'accord de réservation de votre établissement dans Venue Manager. Vous créez un seul accord qui s'applique à tous les produits d'adhésion récurrente.
Fonctionnalité Premium
Résolvez rapidement les litiges et gérez vos adhésions en toute confiance. Pour activer cette fonctionnalité, contactez votre responsable de la réussite client ou l'équipe d'assistance.
Ce que vous pouvez faire
Un accord de réservation vous permet de :
S'assurer que les invités acceptent vos conditions avant le début des paiements récurrents.
Remplacer les accords d'adhésion papier par un processus numérique.
Réduire les litiges en conservant un document signé dans le dossier.
Consulter et envoyer les accords finalisés depuis le dossier d'adhésion.
Fournir des copies aux invités sur demande.
Un seul accord de réservation peut exister par établissement. Lors de l'ajout de vos conditions générales à votre accord de réservation, veillez à inclure les conditions couvrant toutes les adhésions récurrentes associées.
Avant de commencer
Les accords de réservation fonctionnent uniquement avec les produits d'adhésion récurrente et nécessitent des paramètres de produit spécifiques.
Configuration du produit d'adhésion récurrente
Pour les produits d'adhésion récurrente nécessitant un accord de réservation, activez les paramètres suivants dans la configuration du produit :
Accords de réservation : activez cette option et sélectionnez l'accord de réservation (lisez la suite pour savoir comment le créer).
Nom du détenteur de billet saisi lors de la commande : vérifiez que les noms des détenteurs de billet sont bien collectés lors de la commande.
Décharge : vous devez activer les décharges dans les paramètres du produit d'adhésion. Cela garantit que l'accord de réservation inclut la date de naissance de l'invité, collectée lorsqu'il signe une décharge. Un accord de réservation ne peut pas être utilisé sans exiger la signature de décharges.
Vous devez également utiliser la caisse progressive de ROLLER.
En savoir plus sur les adhésions récurrentes.
Fonctionnement des accords de réservation
Lorsque vous associez un accord de réservation à un produit d'adhésion récurrente, les invités sont invités à le compléter lors du passage en caisse en ligne.
Au PDV, lorsqu'un invité souscrit à une nouvelle adhésion récurrente nécessitant un accord de réservation, le personnel peut :
Envoyer à l'invité un lien par SMS ou e-mail pour compléter l'accord (des frais s'appliquent pour les SMS), ou
Demander à l'invité de compléter l'accord sur l'écran du PDV.
Personnaliser l'accord de réservation
La permission Peut gérer les accords de réservation est requise pour que les membres du personnel puissent créer, modifier et supprimer des accords de réservation dans Venue Manager. Par défaut, les rôles système administrateur et gestionnaire disposent automatiquement de cette permission, ainsi que tout rôle personnalisé basé sur ces rôles.
Pour personnaliser l'accord de réservation de votre établissement, suivez les étapes ci-dessous.
Dans Venue Manager, accédez à Documents > Accords de réservation.
Sélectionnez Créer un accord de réservation.
Renseignez les champs obligatoires suivants :
Nom : Saisissez le nom de l'accord de réservation (ex. « Accord d'adhésion »)
Conditions générales : Saisissez les conditions générales applicables à vos adhésions récurrentes.
Libellé de la case à cocher : Mettez à jour le libellé affiché par défaut aux invités pour accepter les conditions générales de l'accord.
(Facultatif) Modifiez ou ajoutez des champs personnalisés à remplir par vos invités :
Sélectionnez Modifier le formulaire.
Sélectionnez Enregistrer et continuer.
La page Modifier les formulaires s'affiche avec deux champs par défaut :
Détails de l'article
Une case à cocher permettant aux invités d'accepter les termes et conditions.
Modifiez les paramètres par défaut ou ajoutez des paramètres pour les données ou exigences supplémentaires des invités (par exemple des cases à cocher supplémentaires ou un champ de signature).
Consultez le guide Créer des formulaires pour collecter des données supplémentaires sur les invités pour en savoir plus.
Dans le menu déroulant Produits, sélectionnez tous les produits d'adhésion récurrents nécessitant qu'un accord de réservation soit complété par les invités.
Sélectionnez Enregistrer.
N'oubliez pas d'activer les paramètres pour chaque produit d'adhésion comme indiqué dans la section des exigences ci-dessus.
Modifier un accord de réservation
Un seul accord de réservation peut exister par établissement. Vous pouvez modifier l'accord existant pour créer une nouvelle version de l'accord de réservation. Les modifications ne mettent pas à jour les versions de l'accord de réservation précédemment signées.
Pour modifier un accord de réservation, suivez les étapes ci-dessous.
Dans Venue Manager, accédez à Documents > Accords de réservation.
Sélectionnez le menu d'options (3 points) à droite de l'accord.
Sélectionnez Modifier dans le menu déroulant.
Apportez les modifications souhaitées au Nom, aux Termes et conditions, au Libellé de la case à cocher, aux Champs personnalisés ou aux Produits assignés de l'accord.
Sélectionnez Enregistrer les modifications.
Supprimer un accord de réservation
Pour supprimer un accord de réservation et recommencer :
Dans Venue Manager, accédez à Documents > Accords de réservation.
Sélectionnez le menu d'options (3 points) à droite de l'accord de réservation, puis sélectionnez Supprimer dans le menu déroulant.
Confirmez la suppression de l'accord de réservation.
La suppression d'un accord de réservation n'affecte pas les accords de réservation précédemment signés. Vous pouvez toujours consulter et télécharger ces accords.
En savoir plus sur la recherche et la gestion de vos accords de réservation