Configurez les paramètres principaux de votre établissement pour que les réservations, les paiements, les reçus et les communications avec les invités fonctionnent correctement dès le départ. Ce guide couvre les informations sur votre entreprise, les contacts, les paramètres par défaut des réservations et des demandes, les taxes, les frais et les politiques.
Comment ça fonctionne
Vos paramètres clés se trouvent sur trois pages dans Venue Manager. Regardez la vidéo pour un aperçu rapide, puis parcourez chaque page ci-dessous.
Ce que vous allez configurer
Paramètres de l'établissement : informations sur l'établissement, contacts, paramètres par défaut des réservations et demandes, heure de séance et méthode de rapport.
Taxes et frais : vos taux de taxe et les éventuels frais de réservation ou de transaction.
Politique : conditions générales, politique de confidentialité et opt-in marketing.
Ouvrir et modifier les paramètres de l'établissement
Dans Venue Manager, accédez à Paramètres > Compte > Paramètres de l'établissement.
Sélectionnez Déverrouiller pour apporter des modifications en haut à droite.
Ajoutez ou modifiez les paramètres de l'établissement.
Une fois les paramètres mis à jour, sélectionnez Enregistrer.
Informations commerciales
Vos informations commerciales comprennent la raison sociale, le numéro d'entreprise (le cas échéant), le site web, le téléphone public et l'adresse.
Ces informations sont utilisées dans les e-mails, les factures et les reçus que l'invité reçoit.
Si vous souhaitez afficher une adresse différente de votre adresse professionnelle principale, utilisez le champ Adresse d'affichage.
Contacts de l'établissement
Les contacts de l'établissement sont les membres du personnel qui reçoivent les messages de ROLLER concernant votre abonnement, votre facturation et la sécurité de votre compte. Vous pouvez attribuer plusieurs membres du personnel à chaque type de contact, et votre établissement peut avoir plusieurs propriétaires de compte.
Bien que les contacts de l'établissement soient répertoriés dans les paramètres de l'établissement, vous attribuez les contacts principaux, de facturation et techniques depuis la page Tout le personnel dans Venue Manager (Paramètres > Personnel > Tout le personnel). Pour en savoir plus, consultez Gérer les comptes du personnel et les contacts clés de l'établissement.
Propriétaire du compte
Le propriétaire ou directeur de l'entreprise qui approuve les mises à niveau d'abonnement ROLLER, les renouvellements et les achats ponctuels. Il reçoit toutes les notifications importantes liées au compte et, dans la plupart des cas, il est le seul à pouvoir accepter les conditions des modules complémentaires et des intégrations.
Contact principal
Tous les contacts qui gèrent l'établissement et utilisent ROLLER régulièrement. Ils recevront les notifications importantes relatives au compte.
Contact de facturation
Tous les contacts qui gèrent le paiement de votre abonnement ROLLER. Ils recevront toutes les notifications de facturation et de renouvellement ROLLER, y compris les factures et les reçus d'abonnement.
Contact technique
Tous les contacts devant être informés des événements importants liés à la sécurité, par exemple une alerte envoyée au contact technique d'un établissement lors de l'ajout d'un nouvel administrateur.
Pour ajouter ou modifier un propriétaire de compte, contactez votre gestionnaire de succès client ou l'équipe de support.
Réservations et demandes
Définissez les paramètres par défaut pour le comportement des réservations et des demandes.
Adresses e-mail pour les notifications de réservation en ligne et les demandes des invités
Gestion de la surréservation
Conditions de remboursement PDV
Modifications de réservation
Création de nouvelles réservations dans Venue Manager
Codes de motif pour les modifications de réservation et les réductions personnalisées au POS
E-mail des notifications de réservation
ROLLER envoie une notification à l'adresse e-mail ajoutée ici chaque fois qu'un invité effectue une réservation en ligne.
Vous pouvez ajouter plusieurs adresses e-mail en les séparant par une virgule.
L'e-mail des demandes est le même que celui des réservations
ROLLER envoie une notification à cette adresse e-mail chaque fois qu'un invité soumet une demande via un formulaire de demande.
Vous pouvez ajouter plusieurs adresses e-mail en les séparant par une virgule.
Cochez la case pour utiliser les mêmes adresses e-mail que les notifications de réservation.
Décochez la case pour saisir des adresses e-mail différentes.
Ce que vous configurez ici sera la sélection par défaut dans les paramètres de notification du Centre d'activité dans Venue Manager.
Surréservation
Lorsque cette option est activée, les membres du personnel ayant le rôle système administrateur ou responsable, ou des rôles personnalisés avec la Peut surréserver la capacité permission, peuvent créer une réservation dépassant la capacité de ressource disponible.
Code PIN PDV requis pour les remboursements
Forcer un PIN POS autorisé pour tous les remboursements
Lorsqu'elle est activée
Un code PIN PDV est requis pour tous les remboursements
Le code PIN doit appartenir à un membre du personnel disposant des autorisations Peut émettre des remboursements et Administrateur PDV autorisations (ce code est désigné comme code PIN PDV autorisé)
L'utilisateur connecté peut saisir son propre code PIN si son rôle inclut ces deux autorisations, ou un autre membre du personnel autorisé peut saisir le sien.
Ces deux autorisations sont activées par défaut pour les rôles système d'administrateur et de gestionnaire, ainsi que pour tout rôle personnalisé basé sur ces rôles.
Lorsqu'elle est désactivée
Le personnel disposant de l'autorisation Peut émettre des remboursements peut traiter les remboursements directement (s'il est connecté au PDV).
Le personnel ne disposant pas de cette autorisation sera invité à saisir un code PIN PDV autorisé appartenant à un membre du personnel ayant l'autorisation Peut émettre des remboursements.
Modifications de réservation
Vous permet de configurer les enregistrements de réservations passées que le personnel peut modifier. Par défaut, le personnel ne peut pas modifier les articles passés d'une réservation. Pour en savoir plus sur les options disponibles, consultez Restreindre les modifications de réservations.
Codes de motif pour les modifications de réservation et les réductions personnalisées au POS
Permet de créer des codes de motif pour les réductions personnalisées, les remboursements et les annulations (plans Premium et supérieurs) au POS. Appliquez ces codes de motif pour obtenir un enregistrement précis et vérifiable des raisons pour lesquelles un article a été retiré d'une réservation ou un opérateur a appliqué une réduction personnalisée. Pour en savoir plus, consultez le guide Configurer des codes de motif pour les réductions personnalisées, les remboursements et les annulations au POS.
Paramètres par défaut pour les nouvelles réservations dans Venue Manager
Lors de la création de réservations dans Venue Manager, vous pouvez choisir si le paramètre par défaut est de réserver les réservations ou de les mettre en attente provisoirement pendant une période déterminée.
Quel que soit le paramètre choisi, vous pouvez le remplacer pour chaque réservation. Ces paramètres ne s'appliquent pas aux réservations créées dans le PDV ou en ligne. En savoir plus sur les réservations provisoires
Réserver les réservations par défaut
Sélectionnez cette option si vous souhaitez réserver les réservations par défaut, qu'elles aient été payées ou non.
Les réservations ne sont pas mises en attente. Elles restent réservées sauf annulation manuelle.
Mettre les réservations provisoirement en attente par défaut
Sélectionnez cette option si vous souhaitez mettre les réservations en attente jusqu'à ce que le paiement soit effectué ou qu'un article de réservation soit utilisé.
Si le paiement partiel ou total n'est pas reçu avant l'heure définie, les réservations sont annulées, libérant ainsi la disponibilité pour d'autres ventes.
Dans la liste déroulante, sélectionnez la période de maintien en jours, semaines ou mois.
Demander au personnel de choisir à chaque fois entre mettre en attente ou réserver les réservations
Sélectionnez cette option si vous souhaitez inviter le personnel à choisir à chaque fois entre mettre les réservations en attente ou les réserver lors de la création d'une réservation.
Bien que cette option offre plus de flexibilité, elle ajoute une étape supplémentaire.
Modifier la notification
Sélectionnez pour accéder aux paramètres de notification du Centre d'activité, où vous pouvez modifier quand vous recevez des alertes pour les annulations de réservations provisoires dans le Centre d'activité.
Heure de séance
Choisissez comment les horaires de séance s'affichent dans la commande en ligne. Sélectionnez le menu déroulant Format d'heure de séance pour choisir parmi les options disponibles.
Rapports : méthode de caisse ou méthode d'exercice
Choisissez si ROLLER comptabilise les revenus selon la méthode de la comptabilité d'exercice ou de la comptabilité de caisse. Vous pouvez sélectionner la méthode Exercice ou Caisse pour les rapports.
Pour savoir en quoi la comptabilité de caisse diffère de la comptabilité d'exercice, consultez le guide Choisir la comptabilité de caisse ou d'exercice pour vos rapports.
Ajouter des taxes et des frais
Pour accéder aux taxes et frais, depuis Venue Manager, accédez à Paramètres > Compte > Taxes & frais.
Taxes
Lorsque vous créez un compte, ROLLER applique un taux de taxe par défaut en fonction de votre région.
La plupart des produits utilisent ce taux de taxe par défaut.
Les cartes-cadeaux, cartes prépayées sans espèces et produits portefeuille sont différents. Ils peuvent automatiquement appliquer un taux de taxe à 0 % pour éviter une double imposition, à condition qu'un taux de taxe à 0 % ait été configuré. Pour que cela fonctionne :
Vous devez configurer un taux de taxe de 0 % dans le tableau des taxes.
Aucune taxe n'est facturée lors de la vente de ces produits.
La taxe n'est facturée que plus tard, lorsqu'un invité les utilise pour acheter quelque chose de taxable.
Vous pouvez également configurer d'autres taux de taxe ou modifier le taux par défaut dans Taxes & frais, et les appliquer à des produits individuels lors de la configuration.
Frais
Pour accéder à la page de configuration des frais, depuis Venue Manager, accédez à Paramètres > Compte > Taxes & frais > Frais onglet.
Depuis ici, vous pouvez ajouter des frais de réservation et de transaction. Cela inclut les réservations et les achats effectués via les modules de commande en ligne, le POS et les réservations créées dans Venue Manager.
Votre passerelle de paiement en ligne facturera les frais configurés ici par transaction.
En savoir plus sur l'ajustement des taxes et des frais
Ajouter les détails de la politique
Pour accéder à la page de configuration de la politique, depuis Venue Manager, accédez à Paramètres > Compte > Politique.
Ici, vous devez mettre à jour les éléments suivants :
Ajoutez les conditions générales & particulières de votre établissement, que les invités doivent accepter avant d'effectuer un achat via la commande en ligne.
Ajoutez votre politique de confidentialité, accessible via un lien depuis la commande en ligne.
Ajustez vos paramètres d'opt-in à la liste marketing. Les invités peuvent choisir de s'inscrire via opt-in lors de la commande en ligne.