Configurez l'enregistrement des invités et des membres pour que chaque billet soit échangé correctement et que chaque réduction d'adhésion s'applique, que ce soit le personnel qui enregistre les invités au comptoir d'accueil ou les invités qui s'enregistrent eux-mêmes à une entrée. Enregistrer un invité consiste à marquer son billet comme utilisé (échangé) pour lui permettre d'accéder à l'établissement. Dans ROLLER, cela s'appelle l'utilisation du billet, et c'est ce qui est comptabilisé dans vos chiffres de fréquentation.
Une réservation peut contenir un ou plusieurs billets : une famille de quatre personnes correspond à une réservation avec quatre billets à utiliser.
Si l'invité est un membre, il y a une deuxième chose à échanger : son adhésion, qui applique ses réductions d'adhésion aux produits éligibles qu'il achète.
En caisse, vous faites généralement les deux en même temps. Si l'invité a acheté avant sa visite, son adhésion a généralement déjà été utilisée, il ne reste donc que le billet.
Comparer les échanges de billets et d'adhésions
Vous verrez l'option d'échange dans tout ROLLER : billets, adhésions, codes de réduction et cartes-cadeaux. Seuls les billets permettent d'enregistrer un invité.
Éléments à comparer | Échange de billets | Échange d'adhésion |
|---|---|---|
Ce que ça fait | Laisse entrer l'invité. C'est l'enregistrement | Applique sa réduction |
Quand ça se produit | À l'arrivée | Lors de l'achat |
Où | POS, l'application Mobile Check-in ou une porte d'accès | POS, commande en ligne, Venue Manager pour une réservation téléphonique ou une porte d'accès |
À quelle fréquence | Une fois par billet, sauf si le produit autorise plusieurs échanges (par ex. un multi-pass) | Aussi souvent que la réduction de l'adhésion le permet (par ex. 1 par jour, par semaine ou illimité), défini sous Échanges dans le produit d'adhésion |
Une adhésion fonctionne comme un code de réduction. Depuis Venue Manager, appliquez-en une à la réservation en saisissant le numéro d'adhésion sous Ajouter une réduction. Voir Échanger une adhésion dans Venue Manager.
Où les billets sont échangés
Trois endroits permettent d'échanger un billet, ce qui signifie que trois endroits permettent d'enregistrer un invité.
Canal | Qui enregistre l'invité et où | Ce qu'il fait |
|---|---|---|
Votre personnel, au comptoir. Le POS est votre point de vente, la caisse depuis laquelle votre personnel sert les invités | L'ensemble de l'arrivée : billets, décharges, paiement et vérification des photos des membres | |
Votre personnel, sur un téléphone ou une tablette loin du comptoir | Échange les billets des invités, et rien d'autre. L'application Mobile Check-in est un module complémentaire payant. Pour l'ajouter, contactez votre gestionnaire de succès client ou l'équipe de support. | |
Les invités, à l'entrée | Échange un billet lorsque l'invité scanne un bracelet, un code-barres ou un code QR (nécessite l'intégration Alvarado). |
Alvarado fabrique les portiques et tourniquets auxquels ROLLER se connecte.
Utilisez le POS lorsque l'arrivée nécessite un membre du personnel : vérification de la photo d'un membre, ajout d'une décharge, encaissement ou traitement d'une réservation de groupe.
Ce que les invités peuvent faire par eux-mêmes
Les bornes libre-service et les bornes de décharge allègent la charge de travail au comptoir d'accueil. Aucune d'elles ne valide des billets ni n'enregistre un invité. Une personne qui achète à une borne libre-service doit quand même échanger son billet, elle se rend donc au comptoir d'accueil ou à une entrée. Les bornes libre-service vous font gagner du temps sur les ventes et les décharges, pas sur l'enregistrement.
Canal | Ce que les invités y font |
|---|---|
Acheter des billets, signer une décharge, utiliser une carte-cadeau ou un code de réduction, consulter une réservation | |
Signer une décharge, même sans réservation |
La configuration des bornes libre-service et des bornes de décharge est très différente. Une borne libre-service est un ordinateur Windows équipé d'une imprimante de reçus et d'un lecteur de carte, et elle nécessite ROLLER Connect, le logiciel qui relie ROLLER à votre matériel. Une borne de décharge n'est qu'une page web ; un ordinateur portable ou un iPad suffit.
Consultez Créer vos bornes libre-service, Commencer avec les décharges en ligne et Configurer une borne de décharge.
Que configurer en premier
Billets. Décidez si chaque invité reçoit son propre billet ou si un seul billet couvre la réservation, et si les invités les reçoivent imprimés au point de vente, dans leur e-mail de confirmation de réservation ou dans leur portefeuille numérique. Consultez Configurer les billets imprimés, envoyés par e-mail et dans le portefeuille.
Décharges. Une décharge est un formulaire que signe un invité. Les décharges sont définies par produit et associées à des billets individuels, de sorte qu'une réservation peut avoir certains billets couverts et d'autres non. Voir Premiers pas avec les décharges en ligne.
Photos de membres. Le POS peut inviter le personnel à associer un membre à une photo lors de l'enregistrement. Ajouter les photos à l'avance évite que la vérification ne ralentisse la file. Voir Ajouter des photos de membres à une adhésion sur le POS.
Identifiants scannables. Les bracelets, porte-clés et codes-barres peuvent être liés à des billets pour être scannés lors de l'enregistrement. Les adhésions utilisent leur propre identifiant distinct ou une carte imprimée. Voir Capturer des identifiants de billets personnalisés sur le POS et Saisir un identifiant personnalisé pour une adhésion sur le POS.
Paramètres de l'appareil POS. Ces paramètres modifient le comportement de l'enregistrement, et l'un d'eux mérite d'être connu avant l'ouverture : l'association d'une décharge peut automatiquement valider le billet, ce qui enregistre l'invité en même temps. Voir Gérer les paramètres individuels des appareils POS.
Rôles du personnel. Définissez qui peut utiliser le POS et qui peut utiliser l'application d'enregistrement mobile. Voir Autorisations par fonctionnalité et par rôle.
Enregistrer un invité
Recherchez la réservation, échangez les billets, puis encaissez le paiement pour tout montant restant dû. Consultez Enregistrer un invité à l'établissement pour les étapes au POS et dans l'application Mobile Check-in.
Enregistrer un membre
L'enregistrement d'un membre suit les mêmes étapes, avec un point à surveiller : si le membre a acheté en ligne ou par téléphone, son adhésion est déjà échangée, il faut donc n'échanger que ses billets. Consultez Enregistrer un membre à l'établissement pour les étapes correspondant à chaque mode d'achat.
Quand un enregistrement se complique
Quatre éléments ralentissent couramment un enregistrement. Tout cela est traité dans Échanger des billets et assigner des décharges au POS.
Une décharge est manquante. Si l'activité l'exige, vous ne pouvez pas valider le billet tant qu'il n'y est pas associé au point de vente POS. Recherchez par e-mail ou date de naissance, ainsi que par nom, et envoyez une demande si rien n'est enregistré. L'échange massif de billets est l'exception : un grand groupe peut ainsi être enregistré alors que des décharges sont encore en attente.
Le billet est pour un autre jour. Qu'il soit passé ou futur, le billet peut quand même être échangé. Le POS propose d'abord de reprogrammer la réservation à la date du jour. La reprogrammation applique toute différence de prix entre les deux jours. Si vous enregistrez sans reprogrammer, le client conserve le prix qu'il a payé ; si vous pratiquez des tarifs plus élevés aux heures de pointe, la reprogrammation est généralement la bonne décision.
L'invité a besoin d'un moment. Mettez la réservation en attente, ce qui la met de côté pour que vous puissiez servir l'invité suivant, puis rouvrez-la depuis la liste des réservations en attente lorsque la personne est prête.
L'invité est exclu. Si votre établissement exige une approbation pour les invités bannis, le PDV demande un code PIN PDV d'approbation avant que le billet puisse être échangé. Sans personne en service disposant de la permission administrateur PDV, il ne peut pas être échangé. Voir Puis-je procéder à l'enregistrement d'un invité banni ?
Comment les échanges de billets sont comptabilisés
Les chiffres d'enregistrement apparaissent à plusieurs endroits et sont calculés différemment. Choisissez celui qui correspond à votre question.
Où chercher | Ce qu'il comptabilise |
|---|---|
Les billets échangés jusqu'à présent aujourd'hui, dans la section Résumé quotidien. Utilisez-le pour un décompte rapide en temps réel | |
Billets échangés. Utilisez-le pour savoir combien de billets vous avez échangés | |
Une visite par invité par jour, quel que soit le nombre de billets échangés. Utilisez-le pour savoir combien de personnes sont entrées | |
Le nombre de jours distincts où chaque adhésion a été échangée, dans Jours d'échange. À utiliser pour connaître le nombre de jours où chaque membre a effectué une visite | |
Chaque fois qu'un membre utilise son adhésion : chaque enregistrement et chaque réservation avec une réduction membre. À utiliser pour savoir à quelle fréquence les membres utilisent leurs avantages | |
Chaque réservation dans votre établissement ayant bénéficié d'une réduction membre, y compris les membres d'autres établissements. À utiliser pour réconcilier les échanges entre établissements |
Un membre qui achète deux séances à tarif réduit dans une même réservation apparaît comme deux billets échangés, une visite d'invité et un échange d'adhésion.
Dans le Rapport de fréquentation, Total des échanges comptabilise chaque échange et Échanges uniques exclut les échanges répétés du même billet.
Étapes suivantes
Suivez la section Par où commencer ci-dessus, puis faites découvrir à votre équipe Enregistrer un invité à l'établissement avant le premier service.